Как правильно оформить дубликат трудовой книжки

Экспертное мнение на тему: "Как правильно оформить дубликат трудовой книжки" от профессионалов своего дела. Здесь собрана полная информация по теме. Если возникнут вопросы, то задавайте их дежурному юристу.

КонсультантПлюс:Форумы

Страницы: 1

#1 17.09.2017 22:22:50

Вопрос по дубликату трудовой книжки.

Добрый день!
Подскажите, пожалуйста, порядок оформления дубликата трудовой книжки.

Трудовая книжка пришла в негодность — залит правый верхний угол, где номер трудовой на страницах. Фото — (yadi.sk/i/MAyFQ-pJ3MxuxT)
Все записи и печати читаются.
Дубликат оформляет последний работодатель.

1. На титульном листе трудовой книжки пишем «взамен выдан дубликат, серия:, номер:», снимаем копии, возвращаем трудовую книжку работнику?

2. По титульному листу дубликата вопросов нет.

3. Пишем общий и непрерывный стаж, заверяем подписью кадрового работника и печатью организации.

4. Далее все записи из пришедшей в негодность трудовой переносятся в дубликат без каких-либо изменений, но каждая запись заверяется подписью кадрового работника и печатью организации оформляющей дубликат?

Спасибо за помощь!

#2 18.09.2017 09:36:03

Re: Вопрос по дубликату трудовой книжки.

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки? Кто должен делать запрос и получать справки, подтверждающие стаж работы в предыдущих организациях? Как сделать записи в трудовой книжке (дубликате) о предыдущих местах работы и месте работы в организации, если она была переименована?

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ***
член Федерации налоговых консультантов Данилова Наталья

Ответ проверил:
Рецензент службы Правового консалтинга ***
кандидат юридических наук Кузьмина Анна

11 августа 2008 г.

#3 18.09.2017 14:30:19

Re: Вопрос по дубликату трудовой книжки.

Анна, спасибо за ответ!
Изучил, осталось два вопроса:

1. Каждая запись, внесённая в дубликат, заверяется подписью кадрового работника и печатью организации, которая оформляет дубликат?

2. И самое главное — трудовая книжка пришла в негодность. Может ли она являться документом, на основании которого можно вносить записи в дубликат трудовой книжки? При условии, что все записи и печати в трудовой книжке, пришедшей в негодность, читаются.

#4 18.09.2017 16:16:26

Re: Вопрос по дубликату трудовой книжки.

Изучил, осталось два вопроса:
1. Каждая запись, внесённая в дубликат, заверяется подписью кадрового работника и печатью организации, которая оформляет дубликат?

Нет. Заверение записей, внесенных в трудовую книжку (ее дубликат) за время работы у данного работодателя, подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника производится при увольнении работника (п. 35 Правил). Соответственно, если в приведенной ситуации сотрудник на момент составления дубликата продолжает работать, то записи, перенесенные в дубликат из оригинала трудовой книжки, не заверяются. Заверены они будут после внесения в дубликат записи об увольнении.

2. И самое главное — трудовая книжка пришла в негодность. Может ли она являться документом, на основании которого можно вносить записи в дубликат трудовой книжки?

Нет. Сама трудовая является основанием для внесения записей в дубликат только в одном случае — когда дубликат выдается в связи с наличием недействительной записи (например, по решению суда).

Дубликат трудовой книжки: образец заполнения 2019

В статье пойдет речь о заполнении дубликата трудовой книжки, который может потребоваться при утере документа — первоисточника. В пример пойдут образцы 2019 года, которые облегчат визуальное представление о данном документе.

Нормативная база

При оформлении дубликата трудовой книжки руководствуются правилами, установленными Инструкцией по заполнению трудовых книжек. Она утверждена Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 и обязательна к исполнению всеми работодателями, независимо от формы собственности.

В бланке книжки содержится информация:

  • личные сведения о работнике;
  • данные о трудовых периодах;
  • сведения о награждениях и поощрениях.

При приеме на работу, переводах, увольнении обязательны ссылки на документы, являющиеся основанием для этого. При оформлении дубликата вся эта информация должна быть перенесена, за исключением случаев:

  • когда в первоначальном экземпляре содержались недействительные записи;
  • записи невозможно восстановить.

Когда выдается дубликат трудовой книжки?

Существует несколько случаев, когда может быть выдан дубликат:

  • при утере;
  • при порче;
  • при наличии в документе записи об увольнении или переводе, признанной впоследствии недействительной;
  • при массовой утере книжек работодателем.

Как сделать дубликат?

Работнику для получения дубликата трудовой книжки необходимо обратиться к работодателю с соответствующим заявлением. Если книжка утеряна или испорчена, то при поступлении на новое место работы гражданин письменно просит о необходимости завести новую книжку взамен прежней.

Кадровая служба должна рассмотреть заявление и оформить дубликат в 15-дневный срок от даты просьбы работника.

Важно! С работника взимается стоимость бланка, если замена трудовой книжки потребовалась не по вине работодателя.

Работник вправе запросить изготовление дубликата у работодателя с последнего места работы. При этом он не вправе отказать в такой просьбе, ссылаясь на давность увольнения. Следует знать, что законодательно для этого не установлено сроков давности, поэтому необходимо требовать выдачу дубликата или обращаться в суд.

Порядок выдачи дубликата

При выдаче документа кадровая служба должна придерживаться порядка:

  1. Получить от работника заявление с просьбой и указанием причин выдачи дубликата трудовой книжки. Оно составляется в произвольной форме на имя руководителя организации. Заверяется личной подписью работника и указывается дата составления.
  2. На основании заявления издается приказ по организации, с которым должен быть ознакомлен работник, запросивший дубликат, под роспись.
  3. Кадровая служба обязана поднять соответствующие учетные документы и восстановить записи. К таким документам относятся:
  • личное дело работника;
  • приказы по личному составу, где отражена информация о приеме на работу, увольнении, перемещении и т.д.;
  • трудовые договора, заключенные с работником;
  • дополнительно может потребоваться удостоверение личности гражданина.
  1. Дубликат выдается заявителю в срок до 15 календарных дней. При выдаче делается отметка в журнале учета трудовых книжек и ставится подпись лица, получившего документ.
Читайте так же:  Что такое устав тсж как внести в него изменения и зарегистрировать новый образец

Как правильно заполнить дубликат трудовой книжки?

При оформлении документа необходимо придерживаться следующих правил:

  • на титульном листе в правом верхнем углу должна присутствовать запись «Дубликат»;
  • при наличии у работника предыдущих мест работы в разделе «Сведения о работе» вносится суммарный общий стаж в годах, месяцах, днях с прошлых мест работы. При этом в сведениях о работе не указывается наименование работодателя. Данные заверяются печатью организации, выдающей дубликат;
  • после строки с суммарным стажем записи о работе у работодателя, составляющего документ, вносятся в хронологическом порядке;
  • организация, выдающая дубликат, указывает последним трудовым периодом тот, который гражданин отработал в ней;
  • все записи должны соответствовать документам, на основании которых они внесены, т.е. быть достоверными;
  • заполняется документ шариковой, гелевой или перьевой ручкой чернилами темного цвета (черного, синего, фиолетового).

Важно отметить, что Правилами ведения и хранения трудовых книжек ответственность за их сохранность возложена на работодателя. Если возникла ситуация, при которой произошла их массовая потеря, например, в случае пожара, то дубликат оформляется на основании акта комиссии. В ней обязательно присутствие представителей местной власти и работодателя.

Стаж работы у этого работодателя возможно подтвердить справками, профсоюзным билетом, а также показаниями свидетелей – сослуживцев в количестве двух и более человек.

Из книжки, находящейся в ветхом состоянии, частично порванной, обгоревшей, но при этом записи возможно прочитать, производится точное их копирование в дубликат. При этом на титульном листе старой книжки делается запись «Взамен выдан дубликат».

Заключение

Дубликат трудовой книжки является документом, подтверждающим трудовую деятельность гражданина, наравне с первоначальным документом. Но для его получения может потребоваться достаточно много хлопот и времени. Поэтому рекомендуется более внимательно относиться к оригиналу.

Именно трудовая книжка является доказательством факта работы и необходимым документом при обращении за реализацией своих пенсионных прав.

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки

Возьмите с работника заявление об оформлении дубликата.

В связи с утерей трудовой книжки прошу оформить ее дубликат.

Дубликат оформляйте на обычном бланке трудовой книжки. В правом верхнем углу титульного листа напишите: «Дубликат». Сведения о работнике укажите по состоянию на текущую дату п. 1.2 Инструкции .

В дубликат надо внести сведения о работе и в вашей компании, и у предыдущих работодателей. Для этого работник должен получить у них подтверждающие документы — заверенные копии приказов о приеме на работу и увольнении, справки о периодах работы п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек .

В первой строке раздела «Сведения о работе» укажите общий стаж работы у предыдущих работодателей. Посчитайте его по документам, которые представит работник. Далее распишите этот стаж в хронологическом порядке, делая записи о работе у каждого работодателя. В последнюю очередь внесите запись о работе в вашей организации п. 7.2 Инструкции .

Дубликат трудовой книжки — образец заполнения 2018

dublikat_tk.jpg

Похожие публикации

Оформление дубликата трудовой книжки, образец заполнения которого будет представлен в статье, требуется в различных ситуациях. Документ может потеряться, прийти в негодность, сгореть при пожаре и т.п. Каким бы образом ни была утрачена трудовая книжка, работодатель обязан выдать ее дубликат. Но чтобы он был полностью идентичен оригиналу, его нужно оформить правильно.

Особенности оформления дубликата трудовой книжки (образец заполнения 2018)

С 1 июля 2018 года вводится новый стандарт оформления различных официальных документов – ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем сообщается, как изготовить копию документа, в том числе и трудовой книжки. Однако в ГОСТе ничего не сказано о правилах заполнения и выдачи дубликата. Они сформулированы другим нормативным актом – правительственным Постановлением № 225 от 16.03.2003 (Правила ведения и хранения трудовых книжек).

[2]

Дубликат и копия: отличие

Дубликат документа, как и копия, выдается на основании письменного заявления работника (оно не требуется только в случае, когда работодатель сам виноват в том, что возникла необходимость в дубликате трудовой книжки). Но между этими понятиями – существенная разница.

Дубликат выдается вместо утраченной трудовой книжки и обладает такой же юридической ценностью, как и она сама. То есть при правильном оформлении он полностью идентичен оригиналу. А копия с помощью технических средств лишь в точности воспроизводит содержание документа и обретает юридическую силу после должного заверения, в котором дубликат не нуждается.

Образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере

Потеря трудовой книжки – наиболее частая причина изготовления дубликата. Зачастую это происходит в периоды, когда она хранится у самого работника. Если в этот момент человек работает (например, документ брался для предоставления в банк, но был утерян), выдавать дубликат придется организации, где трудится гражданин. Когда трудовая книжка теряется неработающим лицом, оформлением ее дубликата займется последний работодатель. Сделать его он обязан в течение 15-ти суток со дня подачи соответствующего заявления (п. 31 Правил).

Важное замечание: если потерявший трудовую книжку гражданин устраивается на работу без этого документа, новый работодатель не обязан делать ему дубликат. В такой ситуации он может:

  • либо предложить новоявленному сотруднику обратиться за требуемым документом к прежнему работодателю, а затем внести в дубликат запись о приеме его на работу;
  • либо завести на него новую трудовую книжку, где будут отсутствовать сведения о предыдущих периодах работы, а первой станет запись о трудоустройстве гражданина в данную фирму.

Образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере всегда содержит указание, что это не изначальный вариант документа. В правом верхнем углу 1-го (титульного) листа делается отметка: «Дубликат».

Уже непосредственно в графы трудовой книжки заносится следующая информация (раздел 7 «Инструкции по заполнению трудовых книжек», утв. постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69):

  • общая продолжительность трудового стажа сотрудника – до приема на работу в организацию, оформлявшую дубликат документа;
  • делаются записи о периодах и местах предыдущих периодов работы – на основании различной документации, представленной работником: трудовых контрактов, судебных решений, копий приказов об увольнении и приеме на работу, справок и т.п. (данные записи не нумеруются);
  • в книжку вносится первая пронумерованная запись – о приеме гражданина на работу в компанию, выдавшую дубликат.
Читайте так же:  Правила деловой sms-переписки

Если владелец книжки продолжает работать в организации, вышеуказанная запись будет последней. Если он уволился, и дубликатом занимался его бывший работодатель, в дубликат вносится еще одна порядковая запись – об увольнении с последнего места работы. После чего указывается должность и ФИО лица, ответственного за замену трудовой книжки и внесения необходимых записей.

Дубликат трудовой книжки — образец заполнения 2018

Работник, уволившись из ООО «Норд», потерял трудовую книжку. За ее дубликатом он обратился к последнему работодателю – ООО «Норд», предварительно взяв справку о периоде работы у предыдущего работодателя – ООО «Север».

Как оформить дубликат трудовой книжки при утере? Образец и правила заполнения

Трудовая книжка – основной документ работника. В ней делаются записи о месте работы при приеме, переводах, причинах увольнения, поощрениях и взысканиях в виде увольнения, а при первом заполнении – ещё и об образовании и месте учёбы.

По смыслу законодательства, книжка заводится один раз и на всю жизнь. Однако возможны ситуации, когда приходится вместо оригинального документа заводить дубликат.

Разберёмся же, в каких ситуациях это требуется, как оформить дубликат трудовой книжки, а также на основании чего будут делаться записи в дубликате.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92 . Это быстро и бесплатно !

Когда выдается дубликат?

Дубликат трудовой книжки требуется работнику, по тем или иным причинам утратившему оригинал.

Причины здесь могут быть самые разные:

  • книжка утеряна по вине самого работника;
  • утрачена по вине работодателя или в результате обстоятельств непреодолимой силы (пожар, наводнение, землетрясение, массовые беспорядки и т. д.);
  • она пришла в негодность и не может быть использована дальше;
  • в книжку внесены записи об увольнении или переводе, признанные недействительными;
  • признаны недействительными записи о привлечении работника к уголовной ответственности.

Мы специально разделяем эти причины, поскольку в зависимости от них процедура выдачи и заполнения дубликата будет немного отличаться.

Кто его выдает?

Обычно трудовая книжка бывает на руках у работника лишь в одном случае – когда он ещё не принят на новую работу. Во всё остальное время она должна храниться в отделе кадров у работодателя. Следовательно, сведения, необходимые для дубликата, можно получить лишь по старому месту работы.

Заполнение дубликата трудовой книжки при утере — это достаточно просто: при оформлении на каждого нового сотрудника заводится личная карточка по форме Т-2. В неё заносятся все сведения о работнике, включая информацию о прошлых местах трудовой деятельности – и эти записи делаются как раз на основании трудовой книжки.

Эти карточки хранятся в отделе кадров 1 год после увольнения, а затем должны быть переданы уже в архив предприятия, где срок их хранения установлен законом в размере 75 лет.

[3]

Если сотрудник еще не уволился

Однако из этого порядка есть одно исключение.

В некоторых случаях работнику, ещё не подавшему заявление об увольнении, трудовая может быть временно выдана на руки.

Как правило это касается работников, оформляющих получение пенсии, но не увольняющихся при этом.

Дело в том, что хотя в ПФР и должны принимать копии, заверенные предприятием, иногда они продолжают требовать оригинал или нотариально удостоверенную копию.

Работодатель не обязан выдавать трудовую до момента увольнения, но может пойти навстречу работнику и выдать ему документ на руки, предварительно оформив расписку о получении документа сотрудником. Сам же работник, к сожалению, может утратить или повредить книжку.

Следует отметить, что во избежание подобных случаев специалисты по кадровому делу и трудовому праву рекомендуют внести в должностные инструкции работников или правила внутреннего распорядка на предприятии указание на то, что работник несёт дисциплинарную ответственность за сохранность временно выданной трудовой книжки.

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Ответственность должна быть как минимум в размере стоимости бланка трудовой книжки, выдаваемой в виде дубликата.

Как выписать?

Чтобы получить дубликат, работник должен подать заявление прежнему (или действующему) работодателю. Законодательством установлен срок восстановления – 15 дней.

Сам же работодатель выписывает новую книжку в соответствии с правилами ведения трудовых книжек. Для этого он должен в установленном порядке приобрести бланк трудовой и при необходимости вкладыша к ней.

Заполнение бланков, принесённых самим работником, сейчас не допускается. Работодатели должны закупать бланки либо прямо на Гознаке, либо у уполномоченных поставщиков.

Исключениями являются следующие случаи:

  • если трудовая утрачена работодателем;
  • если внесена запись об увольнении, переводе или судимости, признанная судом недействительной;
  • если произошла массовая потеря трудовых книжек в результате пожара, стихийного бедствия или других факторов, не зависящих от воли работника или работодателя.

В этих случаях бланки документов для выдачи трудовой закупаются за счёт работодателя.

Оформление

Оформление дубликата трудовой книжки осуществляется по тем же правилам, что и оригинал.

Единственной разницей будет то, что дубликат заполняется на основании сведений, содержащихся в личной карточке работника.

В остальном применяются те же нормы законодательства, что и при обычном заполнении этого документа.

Однако есть некоторые особые требования, установленные именно для дубликатов:

  1. При заполнении дубликата первой должна идти запись о суммарном трудовом стаже на момент выдачи документа. Записи об образовании, местах работы, переводах и увольнении вносятся лишь после этого.
  2. В дубликат вносятся лишь те сведения, которые надёжно подтверждены документами. При отсутствии документального основания работодатель имеет право не вносить некоторые записи о местах работы или переводах.
  3. Работник обязан помочь работодателю в заполнении дубликата книжки. Обязанность эта выражается в получении недостающих документов, подтверждающих стаж и условия работы.
Читайте так же:  Как отсудить ребенка у жены при разводе

Пример оформления дубликата трудовой книжки:

Что делать при массовой утрате?

В том случае, если работодатель массово утратил трудовые книжки своих работников, он обязан за свой счёт их восстановить. Поскольку же обычно вместе с трудовыми в результате катастрофы или других схожих обстоятельств утрачиваются и другие документы, порядок заполнения дубликатов здесь будет отличаться.

Комиссия на основании документов, уцелевших у работодателя, а также полученных из архивов и от других работодателей. Работники имеют право предоставлять справки, выписки и другую документацию, сохранившуюся у них. В тех случаях, когда документов нет, стаж и место работы могут быть установлены на основании свидетельских показаний – но в этом случае требуется, чтобы подтверждение пришло от двух или более других человек, знающих работника.

После того, как комиссия окончила работу, она составляет акт. В этом акте указываются имена работников, их стаж, профессии и другие сведения, которые удалось восстановить. На основании данных из этого акта работодатель заполняет и выдаёт работникам дубликаты книжек.

В том случае, если работник не согласен с мнением членов комиссии и составленным актом, он имеет право обратиться в суд и уже там доказывать сведения о страже, времени и месте своей прошлой работы.

Заключение

Таким образом, на вопрос как сделать дубликат трудовой книжки, можно ответить, что в оформлении и получении дубликата трудовой книжки нет ничего сверхсложного. Единственный случай, когда потребуется участие лиц со стороны – это массовая утрата книжек, однако она происходит достаточно редко.

Главное, что должен помнить работодатель в связи с данным вопросом:

Принимать бланки от работника категорически нельзя! Специально обращаем на это внимание, поскольку это нарушение достаточно распространено. Строго говоря, бланки и в магазинах канцтоваров продаваться не должны.

Срок на выдачу дубликата – 15 дней кроме случаев, когда восстановление данных производится через комиссию.
Работник обязан подтверждать отсутствующие сведения своими документами. Как заполнить дубликат трудовой книжки? В него нужно вносить лишь те записи, которые уже документально подтверждены.

Показания свидетелей принимают суд и комиссия по восстановлению. Сам же работодатель, если не произошло чрезвычайной ситуации, свидетелей слушать не только не обязан, но и не вправе.

Надеемся, что теперь вы точно знаете, как правильно заполнить дубликат трудовой книжки по справкам и при утере, каковы правила заполнения дубликата трудовой книжки и как сделать нужные записи в дубликате трудовой книжки.

Смотрите на видео: как правильно оформить дубликат трудовой книжки.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-47-92 (Москва)
+7 (812) 467-38-62 (Санкт-Петербург)

Дубликат трудовой книжки: как с ним работать

Трудовая книжка – это документ строгой отчетности. Она содержит записи обо всех рабочих моментах, включая принятие, повышение, перевод на новую должность, награждения, увольнения. Бывает, что человеку нужен дубликат трудовой книжки. Когда именно он может понадобиться, как правильно его оформлять – рассмотрим в статье.

Основания получения

Иногда можно услышать фразу о восстановлении трудовой книжки, что не совсем юридически грамотно. Подобная процедура не законна: она приравнена к подделке документов особой важности. А вот заполнение дубликата трудовой книжки – единственно верное решение.

Наиболее частной причиной завести дубликат служит утрата трудовой книжки либо ее порча. Все встречающиеся на практике случаи можно разделить на группы (см. таблицу).

Причина Комментарий
По вине нанимателя Здесь обычно имеет место:
• умышленная порча;
• потеря документа из-за халатности ответственного лица (в этом случае можно привлечь компанию к административной ответственности).

В этом случае выдача дубликата трудовой книжки происходит с подачи работодателя. Ему же придется собирать все необходимые справки.

Утеря документа самим сотрудником Тут уже человек сам занимается сбором сведений о себе. При этом обратиться он может к нынешнему или прошлым работодателям.
Законодательство не предусматривает выдачу действующим сотрудникам оригинала трудовой. На руки можно получить только заверенную копию (за исключением ряда случаев). Поэтому привлечь к ответственности тут могут должностное лицо, которое инициировало выдачу дубликата трудовой книжки. Порча документа Возможно, он обгорел, был испачкан, порван. То есть имеет нечитаемое состояние. Массовая потеря трудовых книжек, связанная с каким-либо чрезвычайным происшествием (стихийное бедствие, катастрофа и др.). В этом случае работодатель обычно помогает своим сотрудникам в восстановлении документов или берет все заботы полностью на себя Занесение в трудовую книжку записи, которая потом признана неправомерной Оформление дубликата трудовой книжки в такой ситуации может инициировать только сотрудник. Это правило касается записей, связанных с увольнениями или переводами.

Оформление при утере

Чтобы понять, кто именно занимается оформлением дубликата, необходимо разобраться с возможными ситуациями.

Когда человек работает на организацию, его трудовая лежит у работодателя или ответственного лица (специалиста по кадрам). В этом случае дубликат трудовой книжки при утере делает сама компания, ведь в происшествии виновна она.

Иногда сотрудник получает трудовую на руки. Например, когда ему необходимо предоставить ее оригинал в Пенсионный фонд. В этом случае сам работник должен составить расписку о том, что получил трудовую книжку на руки.

При утере этого документа строгой отчетности ему необходимо составить заявление на дубликат трудовой книжки. Собирать подтверждающие справки придется самостоятельно.

Форма указанного заявления может быть любой. Вот пример:

Читайте так же:  Основания для отстранения от управления транспортным средством

Если человек сам потерял трудовую книжку и был в это время безработным, то обращаться за дубликатом необходимо к предыдущему работодателю.

Имейте в виду: при принятии на работу человек не может потребовать оформления дубликата на новом месте. Руководитель может лишь завести новую трудовую книжку. В ней будет сделана запись о приеме на работу.

Как сделать дубликат трудовой книжки

Не все работодатели знают, как сделать дубликат трудовой книжки. Все хлопоты именно по его заполнению ложатся обычно на кадровых специалистов.

Для оформления второй трудовой пишут специальное заявление. Как уже было сказано, унифицированной формы для него нет, поэтому внутри организации может быть разработан свой образец (см. выше). Человек, желающий восстановить свой документ, может составить заявление в свободной форме.

Правила работы с бланками трудовых книжек – постановление Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 года – обязуют работодателя выдать своему нынешнему или бывшему служащему этот документ не позднее 15 дней с момента подачи соответствующего заявления. Также обратите внимание, что в 2018 году дубликат трудовой книжки оформляют, как и раньше. Каких-либо изменений закона по этой части не случилось.

Отмены трудовых книжек в 2018 году не будет! Подробнее об этом.

Если человек сам виновен в утрате трудовой книжки, то сбор подтверждающих материалов он должен делать сам. Запись в дубликате трудовой книжки делают как раз на основании таких бумаг. В качестве доказательств могут выступать:

  • копии подписанных ранее трудовых контрактов;
  • справки от предыдущих нанимателей;
  • выписки из приказов или их заверенные копии (если речь идет о восстановлении записей про прием на работу, увольнение или перевод, то это одна форма приказов; для записей о награждениях и поощрениях могут использоваться внутренние приказы или распоряжения высшего начальства);
  • справки из архивов;
  • данные из ПФР, от налоговой службы, трудовой инспекции.

Образец оформления

Дубликат становится таким же важным документом, как и первоначальная трудовая книжка. Действительным он будет только в случае соблюдения всех правил заполнения. Образец дубликата трудовой книжки, показанный ниже, поможет вносить все данные в этот документ правильно.

Условимся, что Е.А. Широкова восстанавливала данные о работе в ООО «Баланс М».


Самое главное: на титульном листе обязательно ставят надпись «Дубликат». Она должна быть расположена вверху. Личные сведения о сотруднике заполняют так, как и в изначальной трудовой книжке.

Перед внесением информации следует убедиться, что она актуальна. Возможно, у сотрудника изменилась фамилия, образование и т. п. Эти коррективы должны быть учтены. Образец заполнения дубликата трудовой книжки позволяет разобраться в нюансах ведения этого документа.

В разделе о работе в самом начале прописывают общий трудовой стаж человека, полученный им до момента оформления на работу к нанимателю, который заводит дубликат.

[1]

Далее указывают более детальную информацию: время работы в определенных организациях, ссылки на документы, ставшие основанием для внесения тех или иных записей. Учтите: эти записи нумерации не подлежат! Образец заполнения дубликата трудовой книжки в 2018 году служит наглядным подтверждением того, что первая пронумерованная запись будет о приеме сотрудника на работу в нынешнюю организацию, которая и делает ему дубликат.

Просто слова работника не являются достаточным основанием для внесения записей в трудовую книжку. Когда иных подтверждений им нет, такую информацию в документ не вносят.

Во время выдачи дубликата в специальной книге учета движения таких бланков указывают дату оформления документа. В отдельной графе сотрудник ставит свою подпись, подтверждая получение дубликата. Скачать этот регистр по можно на нашем сайте по ссылке.

Утеря или порча по вине работодателя

Когда в потере трудовой виновата компания (ИП), то все хлопоты по сбору подтверждающих документов ложатся уже на нее. Для получения информации следует разослать запросы бывшим работодателям вашего сотрудника. А сам дубликат трудовой книжки заполняют в обычном порядке.

Если же восстановление потребовалось из-за внесения работодателем неверной записи, то тут даже не понадобится пример дубликата трудовой книжки. Ведь всю информацию можно будет перенести из оригинала. Не нужны и подтверждающие документы. Все записи (кроме неверно сделанной) будут отображены в дубликате полностью.

Обратите внимание: процедура составления дубликата в случае порчи трудовой книжки будет идентичной последнему случаю (если записи остались читаемыми).

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Как оформить дубликат трудовой книжки

Трудовая книжка — особый документ. Она крайне важна и для самих работников, и для работодателей. В ней фиксируются данные о принятии на работу и об увольнении, повышении по службе, а также сведения о наградах и иных поощрениях.

Кроме всего прочего, это документ строгой отчетности.

Но на каких основаниях человеку может потребоваться ее дубликат? И как его можно получить? Об этом и иных аспектах проблемы расскажет данная статья.

Почему возникает необходимость получения дубликата

Оформление дубликата трудовой книжки — вынужденная процедура. Иногда ее называют «восстановлением» документа, но этот термин не имеет ни юридического, ни просто логического смысла. Речь именно о создании «двойника», дубликата. Рассмотрим, каковы причины, приводящие к необходимости подобных действий:

  • потеря документа самим обладателем трудовой книжки либо работодателем;
  • умышленная или случайная порча, приведшая к тому, что записи сложно (невозможно) прочесть;
  • массовая потеря документации в результате стихийного бедствия, пожара либо иного ЧП;
  • наличие в трудовой книжке записи, признанной впоследствии неправомерной, например, о причинах или самом факте перевода или увольнения.

Если в утере или порче виновен работодатель

Выдача дубликата трудовой книжки, утраченной работодателем — явление нечастое, но все же случаются и такие казусы. Оформляясь на работу в новую организацию, на предприятие, человек отдает этот важный документ на хранение кадровикам компании или ее руководителю.

Читайте так же:  Должностные обязанности работников

Это ответственное лицо тоже порой проявляет безответственную халатность. Если трудовая книжка пропала или серьезно пострадала по вине вышеуказанных лиц, сотрудник имеет право даже привлечь их к административной ответственности. Но главное: потребовать от виновников самим оформить дубликат, для чего им потребуется собрать все необходимые справки, выписки, копи приказов и другую информацию от прежних работодателей.
Если документ цел, но в него вкралась неточность, ошибка, работодатель или его сотрудники внесли неправомерную запись, то дубликат будет составить еще проще, перенеся старые записи из оригинала.

Если она утрачена или испорчена работником

Оформлением дубликата трудовой книжки при утере или порче его самим владельцем обязан заниматься именно он. На руки мы получаем этот документ, чаще всего, когда увольняемся из одной организации и планируем устраиваться в другую, когда выходим на заслуженный отдых и должны заняться оформлением пенсии.

В иных особых случаях, если документ нам потребовался, но увольняться мы не собираемся, работодатель не имеет право выдавать на руки оригинал. Только заверенную копию. Иначе, в случае утери или порчи книжки, ответственность будет и на самом работнике, и на том ответственном лице, что допустило оплошность.

Если этот документ строгой отчетности будет утрачен или серьезно испорчен по собственной невнимательности работника, то перед тем, как оформить дубликат трудовой книжки, рассеянному владельцу придется писать заявление и самому собирать все требуемые в данной ситуации подтверждающие справки.

Еще одна вероятная ситуация: вы пришли на новое место работы и уверяете руководителя, что трудовая потеряна, но у вас нет времени заниматься ее дублированием. Если вас действительно будут готовы взять в эту компанию, то тут в подобной ситуации могут лишь завести новую трудовую книжку, где первой записью станет именно прием на работу здесь.

Какие данные потребуется восстановить

Заявление об утрате трудовой и необходимости дубликата можно составить в произвольной форме. Хотя нередко организации разрабатывают собственные образцы соответствующих бланков, которые помогают быстро и четко изложить суть задачи.

Как сделать дубликат трудовой книжки, расписано в постановлении Правительства РФ № 225 от года. Там оговорены сроки работы над этим документом: дубликат должен быть выдан работодателем не позднее 15 дней с момента подачи сотрудником заявления. 2018 год не является исключением, все правила остаются в силе.

Только, требуя от руководства компании выдать вам этот документ в установленные сроки, не забывайте: если трудовую потеряли вы сами, то прежде чем оставлять заявление, соберите все нужные бумаги:

  • справки из архивов;
  • данные налоговой службы, трудовой инспекции, ПФР;
  • копии трудовых контрактов, заключенных ранее;
  • справки от предыдущих нанимателей;
  • выписки из приказов о приеме на работу и увольнении или их заверенные копии в случаях, когда это необходимо.

Как заполняется дубликат

Очень важно соблюсти все правила, как заполнить дубликат трудовой книжки. Напомним: это документ строгой отчетности, и ошибки могут свести на нет все усилия, потраченное время: ту же работу придется делать «на бис», оформляя очередной дубликат.

Первое правило: вверху на титульном листе дубликата обязательно должна стоять надпись «Дубликат».

Второе: не забудьте о возможных переменах в личных данных обладателя трудовой книжки. Скажем, человек за прошедшее время мог получить высшее образование или попросту сменить фамилию. Это надо учесть при внесении персональных данных.

Третье: то, о чем говорилось выше. Неважно, по чьей вине документ был утрачен. В любом случае, внесение данных в дубликат возможно не со слов «потерпевшего», а исключительно на основании тех справок, копий документов, которые мы уже перечислили выше. Иначе никаких записей о предыдущих местах работы новый наниматель не внесет, да и старый тоже.

Единственный вариант, если по причинам вы не желаете, не можете заниматься восстановлением прежних данных — это начать «с чистого листа», с новой трудовой книжки. Однако потом нехватка трудового стажа может существенно уменьшить размер вашей пенсии.

Первой записью раздела о работе будет величина общего трудового стажа человека, полученная до момента оформления на работу к новому работодателю, оформляющему дубликат.

Дальше наниматель или сотрудник отдела кадров эту информацию детализирует, расписывает на основании полученных справок, даты работы человека в разных предшествующих организациях. Обязательно вносятся ссылки на документы, ставшие основанием для фиксации тех или иных данных.

Очень важный момент для кадровиков и руководителей: эти предшествующие восстанавливаемые данные нельзя нумеровать! Запись под номером 1 в дубликате может быть лишь о приеме сотрудника на работу именно в ту компанию, где и заводится дубликат.

Закончив заполнение документа документ, специалист по кадрам (либо руководитель организации) вносит дату его оформления в специальную книгу учета движения таких бланков. Последняя процедура, завершающая процесс: подпись сотрудника в особой графе этой книги учета. Так он визирует факт получения дубликата.

Образец заполнения дубликата трудовой книжки

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Статья отредактирована в соответствии с действующим законодательством 04.06.2018

Источники


  1. CD-ROM. Юридические науки. Диск 2. Шпаргалки для студентов. — Москва: РГГУ, 2013. — 418 c.

  2. Петряев, К. Д. Вопросы методологии исторической науки / К.Д. Петряев. — М.: Вища школа, 2017. — 164 c.

  3. Бастрыкин, А.И. Актуальные проблемы теории государства и права. Учебное пособие / А.И. Бастрыкин. — М.: Юнити-Дана, 2014. — 237 c.
  4. Нешатаева, Т.Н. Иностранные предприниматели в России – судебно-арбитражная практика / Т.Н. Нешатаева. — М.: Дело, 2013. — 216 c.
  5. CD-ROM. Теория государства и права. Электронный учебник. Гриф МО РФ. — Москва: СПб. [и др.] : Питер, 2006. — 577 c.
Как правильно оформить дубликат трудовой книжки
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here