Перевод кадровых документов в электронный вид начинается

Экспертное мнение на тему: "Перевод кадровых документов в электронный вид начинается" от профессионалов своего дела. Здесь собрана полная информация по теме. Если возникнут вопросы, то задавайте их дежурному юристу.

Подписи на кадровых документах в следующем году могут стать электронными

Материал для подписчиков издания «Ваш партнер-консультант». Для оформления подписки на электронную версию издания перейдите по ссылке.

Электронные версии изданий

ОПЕРАТИВНОСТЬ

Подписчик читает издание ПЕРВЫМ, сразу же после его подписания в печать.

АРХИВ ИЗДАНИЯ

Вместе с новыми номерами предоставляется доступ к архиву издания за прошлые годы (при подписке на периоды более 6 месяцев).

PDF номеров издания

Номера изданий доступны для скачивания в pdf-формате.

Начался перевод кадровых документов в электронный вид

Участниками проекта заявлены крупные российские работодатели:

● АО «Северсталь Менеджмент»;

Согласно Приложению к Приказу для каждого из участников определены документы, которые будут переводиться в электронный вид. Так, Газпромбанк начнет заключать электронные трудовые договоры, а Росбанк оформлять отпуска и служебные командировки.

Эксперимент проводится в четыре этапа в период с 23 марта по 1 октября 2018 года.

Минтруд России начинает эксперимент по электронному кадровому документообороту

Министр труда и социальной защиты России Максим Топилин подписал приказ о проведении эксперимента по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений.

Задачами эксперимента определены:

● апробация механизма возможности ведения работодателем кадровых документов в электронном виде;

● оценка затрат и оценка полученных эффектов от ведения кадровых документов в электронном виде;

● выявление проблем и рисков от ведения кадрового документооборота в электронном виде;

● подготовка предложений по оптимизации документов, обязательных для ведения работодателем в сфере трудовых отношений;

● подготовка предложений по внесению изменений в законодательство Российской Федерации по предоставлению возможности ведения кадрового документооборота в электронном виде.

К видам работ с документами, в отношении которых проводится эксперимент, относятся: заключение трудовых договоров; извещение работников о составных частях заработной платы, причитающихся ему за соответствующий период; оформление отпусков и служебных командировок; ведение учета рабочего времени, фактически отработанного каждым работником; выдача наряда-допусков работникам и др.

Пилотный проект будет реализовываться на площадках крупных работодателей: ОАО «Российские железные дороги», АО «Газпромбанк», ПАО «АВТОВАЗ», ПАО «РОСБАНК», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ПАО «Ростелеком», ООО «Яндекс».

В обязательном порядке в эксперименте примут участие первичные профсоюзные организации или иные представители работников (в случае отсутствия первичной профсоюзной организации).

Организационно-методическое обеспечение проекта осуществляют Минтруд России, Роструд, ВНИИ труда Минтруда России.

Эксперимент продлится до октября 2018 года.

Как ранее сообщалось, Минтруд России ведет работу, связанную с применением цифровых технологий в трудовой сфере, по трем направлениям: кадровый документооборот в организации, электронная трудовая книжка, электронный надзор.

Виды работ с документами, в отношении которых проводится эксперимент:

● заключение трудовых договоров;

● планирование отпусков работников на предстоящий год, ознакомление с графиком отпусков и уведомлением о времени начала отпуска, ознакомление с приказом об отпуске, оформление заявления о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска;

● оформление служебных командировок;

● извещения работников о составных частях заработной платы, причитающихся ему за соответствующий период;

● получение согласия на привлечение к сверхурочной работе и работе в выходные и нерабочие праздничные дни, ознакомление с правом отказаться от выполнения сверхурочной работы;

● ознакомление работников с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью;

● ведение учета рабочего времени, фактически отработанного каждым работником.

На базе одного из участников будет проведен эксперимент по представлению документов при проведении проверок Федеральной службой по труду и занятости.

По результатам будут выдвинуты предложения по оптимизации кадрового документооборота и по его ведению в электронном виде.

Евгения Сарварова, бизнес-аналитик компании DIRECTUM прокомментировала новость:

«На данный момент законодательство явно не разрешает переводить кадровый документооборот в электронный вид, за исключением обмена документами с дистанционными работниками (глава 49.1 ТК РФ). В отношении большинства кадровых документов в НПА фигурируют фразы «под роспись» и «письменная форма». Подразумевается, что документы должны быть оформлены на бумаге, подпись сотрудника должна быть «живой». И несмотря на то, что п.1 ст.6 Федерального закона 63-ФЗ «Об электронной подписи» разрешает работать с электронными документами при использовании квалифицированной ЭП, работодатели не рискуют переводить кадровые документы в электронную форму. Случаи судебной практики немногочисленны, каждый рассматривается отдельно: а каких-то ситуациях электронные документы признают действительными, в каких-то – нет.

При этом ведение кадровых документов на бумаге создает большую нагрузку на работодателей. Часть документов (трудовой договор, приказ о приеме на работу и др.) имеют длительный срок хранения (75 лет) и требуют организации архива. Из-за требования ознакомить сотрудников с документом под роспись возникают затраты по доставке документов до подписантов и возврату документов в места их хранения. Поэтому перевод кадрового документооборота в электронный вид – актуальная тема.

И хотя результаты эксперимента станут известны не ранее конца 2018 г., а соответствующие поправки в законодательство будут внесены не ранее 2019 г. (при условии, что результаты эксперимента будут положительными), в дальнейшем это позволит снизить нагрузку на работодателей в части ведения кадровых документов».

[2]

Перечень участников эксперимента и виды работы с документами,

в отношении которых проводится эксперимент

Наименование участника эксперимента

Виды работы с документами, в отношении которых проводится эксперимент

1) оформление служебных командировок; извещения работников о составных частях заработной платы, причитающихся ему за соответствующий период;

2) ознакомление с графиком отпусков и уведомлением о времени начала отпуска;

3) ознакомление работников с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью

1) заключение трудовых договоров;

2) ознакомление работников с графиками отпусков, графиками работ и с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью

представление документов при проведении проверок Федеральной службой по труду и занятости

1) оформление отпусков и служебных командировок;

2) извещение работников о составных частях заработной платы, причитающихся ему за соответствующий период, должностными инструкциями и иными локальными документами

1) извещение работников о составных частях заработной платы, причитающихся ему за соответствующий период;

2) заявление работника о выдаче ему копий документов, связанных с работой;

3) заявление о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска;

4) уведомление работника о времени начала отпуска;

5) ознакомление работника с некоторыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью;

6) ведение учета рабочего времени, фактически отработанного каждым работником

1) извещение о времени начала отпуска;

2) ознакомление с приказом об отпуске;

Читайте так же:  Перевод земель запаса в другую категорию

3) получение согласия на привлечение к сверхурочной работе и работе в выходные и нерабочие праздничные дни;

4) ознакомление с правом отказаться от выполнения сверхурочной работы

АО «Северсталь Менеджмент»

1) оформление служебных командировок;

2) предоставление отпуска работнику на основании его заявления;

3) планирование отпусков работников на предстоящий год;

4) выдача наряда-допусков работникам

предложения по оптимизации кадрового документооборота и по его ведению в электронном виде

Кадровые документы переведут в электронный вид

Законодательно планируется поставить эксперимент: кабмин назовет список работодателей, которые, если согласятся, будут вести абсолютно весь или почти весь кадровый документопоток в электронном виде.

Компании при этом сами определят, какие документы они будут держать исключительно в электронном виде, не распечатывая их на бумаге.

По запросу работников необходимые документы (копия трудовой книжки, справки о месте работы и размере зарплаты, различные приказы и так далее) будут выдаваться им либо в том же электронном виде, заверенные, соответственно, виртуальной подписью, либо на бумаге.

Эксперимент продлится 3 года: с 2020-го по 2022-й. За это время должны решить все технические вопросы, выявить все плюсы и минусы такого новшества.

Какие кадровые документы можно перевести в электронную форму

  • Сенаторова Надежда | начальник отдела юридического и кадрового сопровождения ЗАО «КИА Системы»

Бумажные и электронные документы в трудовых отношениях

В наш век господства «цифры» над печатным текстом соображения удобства и экономии ресурсов добрались даже до таких консервативных областей, как кадровое делопроизводство. Компьютерные системы ведения кадрового учета, дистанционные работники, отношения с которыми оформляются в электронном виде, применение электронной цифровой подписи в кадровых документах и даже, святая святых, грядущая замена бумажных трудовых книжек на электронные – все это не может не вызывать у специалистов массу вопросов о порядке, сроках и рисках применения новых технологий в работе.

Минтруд России продолжает эксперимент по переводу кадровых документов из бумажной формы в электронную. Подробнее о законопроекте мы писали в прошлом номере. Работодателям – участникам эксперимента предложат самостоятельно определить, какие документы целесообразно перевести полностью в электронный формат.

Данная идея в целом правильная. Хотя нельзя не отметить и потенциальные сложности: финансовые затраты при переходе на электронный оборот, ригидность системы, недоверие работников к электронным документам (зачастую вполне оправданное, так как из электронных систем, расположенных у работодателя, практически нереально сделать заверенные нотариусом копии для возможного разбирательства в суде). И, безусловно, сложность с ознакомлением работника с документом. Это на данный момент главное препятствие при переводе большей части документов в электронный формат. Логично, что те же личные карточки, ознакомление с приказами, графиками отпусков и прочими внутренними документами эффективнее и удобнее вести в электронной системе, в которую предоставлен доступ работникам. Гораздо проще выложить график отпусков для ознакомления на сервер, чем обходить весь коллектив и получать подписи. Однако законодатель требует от нас доказанного ознакомления работника с документом. То есть подписи работника.

Этот вопрос мог бы быть снят оформлением электронной цифровой подписи для каждого работника при приеме на работу (либо приема работника с уже оформленной подписью). Применение электронной подписи (ЭП) регламентировано Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закон № 63-ФЗ).

Статья 6 «Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью»

Начался перевод кадровых документов в электронный вид

Министр труда России Максим Топилин подписал Приказ Минтруда РФ от 26.03.2018 года №194 «О проведении эксперимента по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений» (далее – Приказ).

Участниками проекта заявлены крупные российские работодатели:

● АО «Северсталь Менеджмент»;

Согласно Приложению к Приказу для каждого из участников определены документы, которые будут переводиться в электронный вид. Так, Газпромбанк начнет заключать электронные трудовые договоры, а Росбанк оформлять отпуска и служебные командировки.

Эксперимент проводится в четыре этапа в период с 23 марта по 1 октября 2018 года.

Мы продолжим следить за новостями и обязательно расскажем об итогах проекта.

Начался перевод кадровых документов в электронный вид

Участниками проекта заявлены крупные российские работодатели:

● АО «Северсталь Менеджмент»;

Согласно Приложению к Приказу для каждого из участников определены документы, которые будут переводиться в электронный вид. Так, Газпромбанк начнет заключать электронные трудовые договоры, а Росбанк оформлять отпуска и служебные командировки.

Эксперимент проводится в четыре этапа в период с 23 марта по 1 октября 2018 года.

Минтруд России предлагает провести эксперимент по переводу кадровых документов в электронный вид

13 февраля 2019

Соответствующий законопроект размещен для общественного обсуждения на федеральном портале проектов нормативно-правовых актов. Целью законопроекта является отработка механизмов ведения в организации документов, связанных с работой, в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, а также подготовка предложений по внесению изменений в законодательство.

Планируется, что Правительством Российской Федерации будет утвержден перечень работодателей, участвующих в эксперименте (по их согласию), в который войдет около 10 организаций. Срок проведения эксперимента планируется с 1 января 2020 года по 31 декабря 2022 года.

Законопроектом предполагается, что проведение эксперимента в организации и соответствующие договоренности по его порядку будут отражены в коллективном договоре или соглашении с работником об его участии в эксперименте.

Работодатели на добровольной основе участвуют в эксперименте и самостоятельно определяют виды документов, связанных с работой, в отношении которых будет проводиться эксперимент, а также вид электронной подписи, применяемый при ведении документов, связанных с работой. Однако, при заключении трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, а также при внесении в них изменений, работодатель обязан использовать усиленную квалифицированную электронную подпись.

Ведение документов, связанных с работой, осуществляется работодателями посредством использования информационной системы работодателя.

Расходы, связанные с ведением документов, связанных с работой, в электронном виде, включая применение электронной подписи работника, несет работодатель.

При поступлении запросов контрольно-надзорных органов работодатель может представлять сведения в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Планируется, что за время проведения эксперимента будут решены необходимые вопросы, связанные с изменением требований к электронной подписи, электронным архивным хранением документов и др. Так, например, в рамках реализации федерального проекта «Нормативное регулирование цифровой среды» Национальной программы «Цифровая экономика Российской Федерации» в течение 2019 года будет подготовлен ряд законопроектов, регламентирующих работу с электронными документами, а также, будет урегулирован вопрос об использовании отечественных технических средств и программного обеспечения для осуществления хранения информации в электронном виде с обеспечением ее аутентичности, целостности и достоверности в течение установленных сроков хранения.

Напомним, что в 2018 году Минтруд России с участием ведущих компаний провел эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений. Эксперимент затронул такие виды работ с документами, как оформление служебных командировок, ознакомление с графиком отпусков и уведомлением о времени начала отпуска, ознакомление работника с некоторыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью и др. При этом обязательным условием было наличие бумажных версий документов.

Читайте так же:  Образец типового договора аренды квартиры

Социальное партнерство и трудовые отношения

С 2020 года Минтруд вводит электронный кадровый документооборот: подробности

13 февраля 2019 года Минтруд России на официальном сайте проектов нормативных документов разместил законопроект, который вводит электронный кадровый документооборот. Рассказываем, что это означает и кого коснётся на практике.

Зачем понадобился эксперимент

Минтруд предложил провести эксперимент по ведению документов, предусмотренных трудовым законодательством, связанных с работой, в электронном виде.

Основная цель перевода кадровых документов в электронный вид – отработка механизмов ведения в организациях документов, связанных с работой, в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, а также подготовка предложений по внесению соответствующих изменений в законодательство.

Кто будет участниками эксперимента

Сразу скажем, что эксперимент по внедрению электронных кадровых документов затронет только отдельных работодателей.

Планируется, что Правительство РФ отдельно утвердит перечень работодателей, участвующих в эксперименте по электронному документообороту в кадрах, но только с их согласия. В него войдет около 10 организаций.

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Проведение эксперимента в организации и соответствующие договоренности по его порядку будут отражены в коллективном договоре или соглашении с работником об его участии в эксперименте.

Когда проводится эксперимент

Срок проведения эксперимента по введению электронного документооборота кадровых документов запланирован с 1 января 2020 года по 31 декабря 2022 года. То есть, на 3 года.

Содержание эксперимента

Работодатели на добровольной основе участвуют в эксперименте по внедрению электронного документооборота в кадровом делопроизводстве и самостоятельно определяют:

  • виды документов, связанных с работой, в отношении которых будет проводиться эксперимент;
  • вид электронной подписи, применяемый при ведении документов, связанных с работой.

Однако работодателей обяжут использовать усиленную квалифицированную электронную подпись:

  • при заключении трудового договора;
  • договора о материальной ответственности;
  • ученического договора;
  • внесении в них изменений.

Вести документы, связанные с трудовыми отношениями, работодатели будут посредством использования своей информационной системы.

Как ни странно, расходы, связанные с ведением кадровых документов в электронном виде, вкл. применение электронной подписи сотрудника, несет работодатель.

В рамках эксперимента при поступлении запросов от различных контрольно-надзорных органов работодатель сможет представлять сведения в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной подписью.

Чего ждут от эксперимента

Планируется, что за время проведения эксперимента будут решены необходимые вопросы, связанные с изменением требований к электронной подписи, электронным архивным хранением кадровых документов и др.

Так, например, в рамках реализации федерального проекта «Нормативное регулирование цифровой среды» национальной программы «Цифровая экономика России» в течение 2019 года будет:

  • подготовлен ряд законопроектов, регламентирующих работу с электронными документами;
  • урегулирован вопрос об использовании отечественных технических средств и ПО для хранения информации в электронном виде с обеспечением ее аутентичности, целостности и достоверности в течение установленных сроков хранения.

  • оформление служебных командировок;
  • ознакомление с графиком отпусков и уведомлением о времени начала отдыха;
  • ознакомление работника с некоторыми локальными нормативными актами, напрямую связанными с его трудовой деятельностью и др.

При этом обязательным условием было наличие бумажных версий документов.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

В России начинается эксперимент по электронному кадровому документообороту

Министерство труда и социальной защиты РФ начинает эксперимент по электронному кадровому документообороту.

«Министр труда и социальной защиты России Максим Топилин подписал приказ о проведении эксперимента по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений», – сказано в сообщении пресс-служба ведомства.

Пилотный проект будет реализовываться на площадках ОАО «Российские железные дороги», АО «Газпромбанк», ПАО «АВТОВАЗ», ПАО «РОСБАНК», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ПАО «Ростелеком», ООО «Яндекс».

В обязательном порядке в эксперименте примут участие первичные профсоюзные организации или иные представители работников (в случае отсутствия первичной профсоюзной организации).

Эксперимент продлится до октября 2018 г.

Этим экспериментом Минтруд апробирует механизм возможности ведения работодателем кадровых документов в электронном виде, оценит затраты и полученные эффекты от ведения кадровых документов в электронном виде. Также выявит проблемы и риски от перевода кадрового документооборота в электронный вид. На основе эксперимента Минтруд подготовит предложения по оптимизации документов, обязательных для ведения работодателем в сфере трудовых отношений и предложения по внесению изменений в законодательство РФ по предоставлению возможности ведения кадрового документооборота в электронном виде.

О перспективах перевода кадровых документов в электронный формат

Вот уже несколько лет кадровое делопроизводство, как и взаимодействие сотрудников с работодателем, уверенно переходит на электронный формат. Со времени введения в ТК РФ главы 49.1, посвященной особенностям дистанционной работы, компании уже приобрели определенный показательный опыт новой организации труда.

Сегодня вновь готовится проект федерального закона о внесении изменений в трудовое законодательство. В частности, говорится о введении локального акта, перечисляющего документы, которые будут вестись в электронном формате, и те, которые в обязательном порядке сохранят бумажный вид. Эти нововведения и прочие актуальные вопросы трудового права обсуждались на XХI ежегодной конференции HR Legal 2017, организованной газетой The Moscow Times.

Среди ближайших перспектив эксперты отметили переход с июля 2017 г. на электронные больничные листы. До конца года кадровые службы ожидает практика работы с электронной трудовой книжкой. Минтруд анонсировал введение формы электронного трудового договора. Обязанность его оформления, помимо дистанционных, распространится и на сезонных работников, а также людей, работающих вахтовым методом. В целом же документы, составляющие кадровое делопроизводство, согласно разрабатываемой дорожной карте, сократятся на 80-90%, что может привести к сокращениям в компаниях штата специалистов-кадровиков.

Говоря о текущем содержании электронного кадрового документооборота Мария Финатова, юрист компании «Митрофанова и партнеры», отметила проблему наличия в нем документов, необязательных для закона, но востребованных кадровиками и бухгалтерией: «Иногда такие документы оформляются в интересах защиты бизнеса, перед проверками или во избежание потенциального конфликта с работником. Если проанализировать ТК РФ и нормативно-правовые акты, которые называют необходимые документы, можно убедиться в том, что их совсем немного. Поэтому, желая оптимизировать документооборот, целесообразно вести только требуемые законом документы».

[3]

Говоря об обязательных локальных актах, в числе прочих она назвала правила внутреннего трудового распорядка и положение о защите персональных данных.

Таким образом, обозначенный в законодательстве минимум документов весьма упрощает ведение делопроизводства, сокращает финансовые издержки. «Это снимает риски работодателя, связанные с количеством сотрудников в отделе по работе с персоналом. Сокращает финансовые издержки, в том числе связанные с хранением документации, учитывая, что хранить можно в электронном формате», — пояснила г-жа Финатова.

Несмотря на довольно подробное описание в Кодексе дистанционной работы, вопрос использования электронной подписи продолжает оставаться актуальным. «На сегодняшний день глава 49.1 ТК РФ разрешает использовать электронную квалифицированную подпись только для дистанционных сотрудников. При этом нет конкретизации — может ли сотрудник отказаться от ее использования? Полагаю, что может. На практике для того, чтобы использовать электронную подпись, нужно согласие сотрудника. Пока в законодательстве нет четкого обозначения, за чей счет — работодателя или сотрудника — надлежит приобретать подпись. Работник может отказаться от ее покупки, а работодатель — не вправе настаивать. Но можно прийти к соглашению. К примеру, сотрудник оформит подпись в удостоверяющем центре, а работодатель — оплатит. То есть, это вопрос договоренности», — полагает г-жа Финатова.

Читайте так же:  Различные варианты продажи доли в квартире

Помимо обязательных видов кадровых документов закон определяет, какие из них должны быть оформлены письменно и с подписью. Среди них трудовой договор, который предусматривает наличие подписи работника и работодателя. Кроме того, за время действия новой главы Трудового кодекса компании накопили небезынтересную практику, обобщившую особенности заключения и расторжения договора с дистанционными работниками.

Говоря о подписании электронного договора, Мария Финатова отметила, что на сегодня помимо необходимых электронных подписей обеих сторон все-таки требуется его распечатка на бумаге. Таким образом, он хранится и в электронной форме, и на бумаге на случай инспекционных проверок.

Минтруд рассказал, когда кадровые документы полностью переведут «в цифру»

Минтруд готовит поправки в ТК РФ, которые разрешают работодателям вести только в электронном виде обязательные кадровые документы: трудовые договоры, оформление отпусков и командировок, ведение учета рабочего времени, документы по охране труда и пр.

При этом в министерстве отмечают, что принять такой закон планируется не ранее 2021 года. Это связано с тем, что для его реализации предварительно необходимо урегулировать вопросы в IT-сфере, касающиеся электронной подписи, архивного хранения данных, защиты передачи данных, юридической значимости электронных документов, в том числе в судебных спорах.

В ведомстве поясняют, что в 2018 году Минтруд провел эксперимент с участием ряда крупных компаний по переводу кадровых документов в электронную форму.

В ходе этого эксперимента компании указали на необходимость законодательного закрепления унифицированных требований к усиленной квалифицированной подписи (УКЭП), обеспечивающих возможность ее использования в рамках любых правоотношений. Одновременно необходимо обеспечить снижение стоимости приобретения и использования такой электронной подписи.

Бизнес-сообщество также выразило опасение, что перевод ряда кадровых документов только в электронный вид создаст высокие риски привлечения работодателей к ответственности при рассмотрении споров в судах или при проверках контрольно-надзорных органов. Проблемы при утере работодателем информации на электронных носителях, ошибки программного обеспечения при передаче и обработке данных также могут привести к неправомерным решениям контрольно-надзорных органов.

Кроме того, потеря информации из корпоративных систем при ведении кадрового документооборота только в электронном виде создаст затруднения для работников, в том числе при защите своих прав.

В связи с этим РСПП и Федерация независимых профсоюзов призвали власти поэтапно и тщательно прорабатывать поправки в трудовое законодательство по переводу кадрового документооборота организаций в электронный вид.

При этом Российская трехсторонняя комиссия по регулированию социально-трудовых отношений (РТК) предложила не включать в закон об электронных трудовых книжках нормы о ведении всего кадрового документооборота в электронном виде.

Как отмечается в сообщении Минтруда , в 2018 и 2019 годах ожидается принятие законопроектов, дополняющих и уточняющих действующий порядок регулирования электронного документооборота. Эти законы создадут необходимые предпосылки для перевода кадровых документов в электронный вид.

Минтруд переведет в электронный вид все кадровые документы

В электронный вид скоро переведут не только трудовые книжки, но и прочие кадровые документы — трудовые договоры, ведение учета рабочего времени, оформление командировок и отпусков и т.д.

Минтруд планирует подготовить соответствующий законопроект уже к 2021 году. Однако ведомство уточнило, что вначале необходимо разработать систему защиты и хранения электронной документации.

Закон об электронной трудовой, который предполагается принять в будущем году, предусматривает не только отправку в ПФР сведений о работниках “по электронке”, но и цифровое взаимодействие между сотрудниками и работодателями. Так что перевод остальной кадровой документации “в цифру” тоже вполне закономерен. Однако для этого компаниям придется потратиться на использование электронной цифровой подписи, а ее ежегодная стоимость сейчас составляет до 5 тыс. руб. на человека.

Все о переходе на электронные трудовые книжки в 2020-м году

Причем, как считают фирмы, участвовавшие в этом году в эксперименте по введению цифрового документооборота, проблема не только в недешевой ЭЦП. Электронная информация может быть утрачена, сбои при обработке данных могут привести к серьезным ошибкам. Пострадать при этом могут как работодатели, так и сотрудники. Так что бизнесмены предлагают тщательно просчитать все риски, прежде чем окончательно расставаться с бумажными документами.

Минтруд учел эти пожелания и уже в конце 2018 года планирует принять закон, где будут прописаны все тонкости использования ЭЦП. А к июлю 2019 года готовится законопроект о хранении цифровой документации. Будут продумываться и вопросы, касающиеся юридического веса электронных документов и правомерности их использования в судебных спорах.

Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен, чтобы всегда быть в курсе событий.

Минтруд переводит кадровые документы в электронную форму

Приказом Минтруда России от 26.03.2018 № 194 запущен эксперимент по переводу в электронную форму кадровых документов. Кого он коснется? Какие именно документы работодатели будут обязаны переводить в электронный вид? Правда ли, что трудовые книжки нужно будет вести электронно? Когда все работодатели будут обязаны оформлять электронные кадровые документы? Давайте разбираться. Источник: “Блог кадровика”

Что относится к «кадровым документам»

Законодательством не определено понятие “кадровые документы” и не установлен единый перечень тех, которые являются обязательными. Однако, понятно, что речь пойдет, в частности, о трудовых договорах, графиках отпусков, заявлений от работников, листках о составе заработной плате и других документах в рамках трудовых отношений. На сегодняшний день подавляющее большинство работодателей ведут кадровые документы в бумажном виде. Однако многим становится очевидно, что в этой сфере назрела необходимость изменений. Документы «на бумаге» – это прошлый век. По всей видимости, в Минтруде это понимают.

Эксперимент по переводу кадровых документов в электронный вид

Минтруд РФ своим приказом от 26.03.2018 № 194 запустил эксперимент по переводу в электронную форму кадровых документов. И выпустил новость на этот счет на своем сайте. Отмечается, что задачами эксперимента определены:

  • апробация механизма возможности ведения работодателем кадровых документов в электронном виде;
  • оценка затрат и оценка полученных эффектов от ведения кадровых документов в электронном виде;
  • выявление проблем и рисков от ведения кадрового документооборота в электронном виде;
  • подготовка предложений по оптимизации документов, обязательных для ведения работодателем в сфере трудовых отношений;
  • подготовка предложений по внесению изменений в законодательство Российской Федерации по предоставлению возможности ведения кадрового документооборота в электронном виде.

К видам работ с документами, в отношении которых проводится эксперимент, относятся: заключение трудовых договоров; извещение работников о составных частях заработной платы, причитающихся ему за соответствующий период; оформление отпусков и служебных командировок; ведение учета рабочего времени, фактически отработанного каждым работником; выдача наряда-допусков работникам и др.

Кто примет участие в эксперименте

Пилотный проект (эксперимент по переводу кадровы будет реализовываться на площадках крупных работодателей: ОАО «Российские железные дороги», АО «Газпромбанк», ПАО «АВТОВАЗ», ПАО «РОСБАНК», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ПАО «Ростелеком», ООО «Яндекс».

Читайте так же:  Положена ли сотруднику компенсация за задержку зарплаты

В обязательном порядке в эксперименте примут участие первичные профсоюзные организации или иные представители работников.

Срок проведения эксперимента

Общий срок проведения эксперимент с 23 марта 2018 года по 1 октября 2018 года. Он будет проходить в несколько этапов.

1 этап (с 23 марта по 20 апреля 2018 года)

В рамках первого этапа запланировано:

  • подготовка проектов и утверждение локальных нормативных правовых актов, необходимых для проведения эксперимента в организации, содержащих процедуры его проведения, перечень ответственных лиц по проведению эксперимента;
  • организация взаимодействия с первичной профсоюзной организацией, либо (при отсутствии первичной профсоюзной организации) с иными представителями работников для участия в проведении эксперимента;
  • обсуждение в Минтруде России хода мероприятий первого этапа эксперимента с его участниками;
  • иные мероприятия, необходимые для обеспечения первого этапа эксперимента.

2 этап (с 23 апреля по 15 мая 2018 года)

  • подготовка корпоративных информационных систем, а также иная техническая подготовка (при необходимости);
  • уточнение локальных нормативных правовых актов для проведения эксперимента (при необходимости);
  • обсуждение в Минтруде России хода мероприятий второго этапа эксперимента с его участниками.

3 этап (с 16 мая по 1 сентября 2018 года)

  • проведение эксперимента согласно приложению № 2;
  • подведение итогов каждым участником по результатам прошедшего эксперимента и направление в Минтруд России информации, содержащей:
  • оценку финансовых затрат, затрат времени, рисков связанных с проведением эксперимента;
  • анализ эффектов от ведения кадровых документов в электронном виде, а также их влияние на производительность труда и на контрольно-надзорную деятельность;
  • предложения по внесению изменений в законодательство Российской Федерации в данной сфере;
  • обсуждение в Минтруде России хода мероприятий третьего этапа эксперимента с его участниками.

Четвертый этап (с 16 сентября по 1 октября 2018 г.)

В итоге проведут общее подведение и оценка итогов по результатам прошедшего эксперимента в Минтруде России.

Что будут делать участники эксперимента

Вот как участники распределят между собой работу:

Наименование участника эксперимента Виды работы с документами, в отношении которых проводится эксперимент
ОАО «РЖД»

(письмо от 26.02.2018 № ИЦЕ-963/ЦКАДР)

1) оформление служебных командировок; извещения работников о составных частях заработной платы, причитающихся ему за соответствующий период;

2) ознакомление с графиком отпусков и уведомлением о времени начала отпуска;

3) ознакомление работников с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью

АО «Газпромбанк»

(письмо от05.03.2018 № 31-3/287)

1) заключение трудовых договоров;

2) ознакомление работников с графиками отпусков, графиками работ и с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью

ПАО «АВТОВАЗ»

(письмо от 06.03.2018 № 70000/29)

представление документов при проведении проверок Федеральной службой по труду и занятости ПАО «РОСБАНК»

(письмо от 12.03.2018 № 52/5294)

1) оформление отпусков и служебных командировок;

2) извещение работников о составных частях заработной платы, причитающихся ему за соответствующий период, должностными инструкциями и иными локальными документами

ПАО «Ростелеком»

(письмо от 19.03.2018 № 01/05/5123-18)

1) извещение работников о составных частях заработной платы, причитающихся ему за соответствующий период;

2) заявление работника о выдаче ему копий документов, связанных с работой;

3) заявление о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска;

4) уведомление работника о времени начала отпуска;

5) ознакомление работника с некоторыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью;

6) ведение учета рабочего времени, фактически отработанного каждым работником

ПАО «Мечел»

(письмо от 12.03.2018 № Исх/м/0093/ок)

1) извещение о времени начала отпуска;

2) ознакомление с приказом об отпуске;

3) получение согласия на привлечение к сверхурочной работе и работе в выходные и нерабочие праздничные дни;

4) ознакомление с правом отказаться от выполнения сверхурочной работы

АО «Северсталь Менеджмент»

(письмо от 12.03.2018 № 4)

1) оформление служебных командировок;

2) предоставление отпуска работнику на основании его заявления;

3) планирование отпусков работников на предстоящий год;

4) выдача наряда-допусков работникам

[1]

ООО «Яндекс» предложения по оптимизации кадрового документооборота и по его ведению в электронном виде

Таким образом, эксперимент продлится до октября 2018 года. По его результатам Минтруд намерен подготовить поправки в законодательство, которые обеспечат всем работодателям возможность ведения электронного кадрового документооборота.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Обмен электронными документами: частые вопросы бухгалтеров

Операторы электронного документооборота (ЭДО) уже целый год помогают компаниям осуществлять обмен электронными документами друг с другом. Для некоторых, например, обмен электронными счетами-фактурами уже стал естественной частью работы. Но, тем не менее, у представителей компаний (бухгалтеров, делопроизводителей) до сих пор есть множество вопросов о межкорпоративном электронном документообороте. Эти вопросы с определенной периодичностью звучат в интернете, во время переговоров или при встречах с заказчиками. Мы решили собрать самые распространенные вопросы, которые задают операторам ЭДО, и разом ответить на них. О том, нужно ли хранить бумажные копии документов, как обеспечивается шифрование данных и о чем важно знать при представлении электронных документов в суд, читайте ниже.

Ваша компания до сих пор обменивается бумажными документами?

— У меня уже хранятся документы в электронном виде, надо ли их распечатывать для отправки в ФНС?

Разумеется, нет. Обмен электронными документами с ФНС, по нашему мнению, наиболее правильный способ взаимодействия с этим ведомством. Согласно п. 2 ст. 93 Налогового кодекса РФ, для отправки в ФНС допускаются как документы, изначально созданные в электронном виде с использованием электронной подписи, так и сканы документов, подписанные электронной подписью. При этом ФНС определен порядок истребования юридически значимых электронных документов и порядок их представления налогоплательщиками, который не ограничивает виды документов.

Сам процесс истребования выглядит следующим образом. Налогоплательщику от налогового органа через оператора связи приходит сообщение с требованием представить необходимые для проверки документы. Налогоплательщик проводит все необходимые операции для подготовки этих документов – составляет опись в установленном формате, прикладывает все необходимые документы и отправляет в адрес налогового органа.

Важно помнить, что, если истребуемый документ составлен НЕ по установленным ФНС РФ форматам, то предоставить такой документ необходимо на бумажном носителе в виде заверенной копии с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью (Письмо Минфина России от 07.07.2011 № 03−03−06/1/409; Письмо Минфина России от 26.08.2011 № 03−03−06/1/521).

— Кроме электронных счетов-фактур, какими еще документами можно обмениваться в электронном виде?

Любыми электронными документами, подписанными электронной подписью. В их число, кроме указанных счетов-фактур, входят любые отчеты, заявления, договоры, акты, товарные накладные и другие. Обмен и хранение в электронном виде первичных учетных документов осуществляется на основании ст. 9 ФЗ N 402 «О бухгалтерском учете».

Но стоит оговориться: в электронном виде документ может быть легитимным, только если в законодательстве не указано обратное, или это не противоречит логике использования документа. К примеру, в НПА прописаны конкретные требования для документов строгой отчетности и их бланков, которые могут быть только в бумажном виде. Не допускается использование ксерокопий бланков документов, в которых в качестве реквизита используется Государственный герб РФ или герб субъекта РФ (согласно п. 5.7 ГОСТа Р 6.30-2003), что фактически запрещает хранить и обмениваться в электронном виде некоторыми свидетельствами, актами гражданского состояния и т.п.

Читайте так же:  Оценка автомобиля для вступления в наследство для нотариуса

Также существует ряд документов, перевод которых в электронный вид возможен, но пока не практикуется в силу ряда причин. Например, кадровые документы. Во-первых, некоторые такие документы имеют долговременные, а иногда и постоянные сроки хранения, а практика электронных архивов пока слабо регламентирована в законах. Во-вторых, такие документы напрямую связаны с персональными данными, а значит, необходимо обеспечивать их хранение, согласно особым требованиям законодательства.

— Нужно ли мне после перехода на ЭДО распечатывать и хранить документы на бумаге?

На самом деле это противоречит логике электронного документооборота. Если документ СОЗДАН в электронном виде и подписан электронной подписью, то, согласно законодательству, он и является оригиналом. Не надо хранить его бумажную копию.

А если вам необходимо представить документ во внешние контролирующие органы или в суд именно на бумаге (если там нет необходимых технических средств для просмотра электронной подписи), то его достаточно распечатать и заверить печатью организации и «живой» подписью уполномоченного лица.

— Что такое СКЗИ и для чего оно необходимо? Придется ли приобретать какие-то лицензии?

Без средства криптографической защиты информации (СКЗИ) сегодня нельзя осуществлять юридически значимый документооборот. Это специальная программа, которая обеспечивает шифрование данных, она необходима для создания и проверки электронной подписи.

Действительно, перед тем, как приступать к обмену документами в электронном виде, необходимо приобрести лицензию СКЗИ.

— Есть ли возможность купить один сертификат электронной подписи и использовать его на всех?

Мы периодически встречаемся с практикой, когда бухгалтер или секретарь подписывает с помощью электронной подписи документы за директора. Фактически, это нарушает безопасность и целостность электронной подписи – передавать или доверять свой закрытый ключ другому лицу категорически нельзя. Если этот факт будет обнаружен, то Удостоверяющий Центр обязан отозвать сертификат.

Дело в том, что сертификат электронной подписи выдается исключительно на физическое лицо, действующее от своего имени или от имени юридического лица на основании Устава или доверенности. На основании ст. 14 Федерального закона N 63 «Об электронной подписи» подпись должна содержать информацию, позволяющую идентифицировать конкретную персону, подписавшую документ. И в данном случае им будет являться владелец сертификата ключа.

Разумеется, есть ситуации, когда вы получаете документ, подписанный не конкретной персоной, а, например, государственным ведомством. Это происходит только в том случае, если подписание происходит автоматически в рамках сложных процессов по обработке обращений граждан. Во всех других ситуациях, электронная подпись, прежде всего, подчеркивает персональное участие конкретного лица в подписании документа.

— Как долго можно хранить подписанные электронные документы? Ведь сертификат ключа электронной подписи имеет ограниченный срок годности.

Это действительно важный вопрос. Мы должны хранить первичные бухгалтерские документы в среднем не менее пяти лет, а сертификат электронной подписи действует всего один год. К концу этого срока, если вдруг произойдет истребование документов, потребуется доказать, что сертификат был действителен в момент подписания. Поэтому операторы электронного документооборота используют специальный формат подписи – усовершенствованную электронную подпись. Она может подтверждать момент создания электронной подписи и действительность сертификата на тот отрезок времени.

Также в момент подписания электронной подписью документа проставляется штамп времени и результат проверки действительности сертификата, что позволит даже после истечения срока действия сертификата доказать, что ваш документ имеет юридическую силу.

Таким образом, используя усовершенствованную электронную подпись, вы можете не волноваться о юридической значимости ваших документов в электронном архиве.

— Почему стоимость отправки формализованного документа выходит дороже неформализованного?

Все дело в том, что процесс обработки формализованного документа (например, счета-фактуры) на порядок сложнее, чем неформализованного. К тому же законодатель выдвигает определенные требования, регламенты работ и утвержденные форматы. Все это повышает расходы ресурсов операторов документооборота, следовательно, повышает и цену.

— Могу ли я использовать электронные документы в качестве доказательств в суде?

Да, конечно. Правда, это пока не является повсеместной практикой. Тем не менее, согласно п. 3 ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ (АПК РФ), документы, полученные с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» и подписанные электронной подписью, допускаются в качестве письменных доказательств. Если же суд не имеет возможности использовать в качестве доказательств электронные документы, тогда достаточно будет сделать бумажные копии, заверить их печатью организации и подписью руководителя.

Также на официальном сайте Высшего Арбитражного Суда РФ, предварительно заполнив форму, вы можете отправить документы в арбитражные суды в электронном виде без электронной подписи.

— Правда, что при работе с сервисом обмена, ФНС будет просматривать все наши документы, которыми мы обмениваемся с контрагентами?

Нет, это не так. Операторы электронного документооборота никому не открывают данные обмена и не представляют документы в государственные органы, если нет решения суда или другого постановления (ордера). Единственное, о чем оператор уведомляет ФНС, так это о факте подключения организации к электронному документообороту электронными счетами-фактурами (согласно приказу Минфина РФ от 25.04.2011 N 50н). Можете быть уверены, что ваши документы будут надежно храниться в центре обработки данных оператора, и доступ к ним будете иметь только вы.

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Конечно, это не все вопросы на данный момент, но мы уверены, что со временем таких вопросов станет меньше: практический опыт, конкретные прецеденты создадут больше понимания в этой области. Сложно переходить на что-то новое, когда эта история только-только начинается. А также стоит надеяться, что со временем государство позволит создать максимально комфортные и прозрачные условия не только для участников ЭДО, но и для операторов обмена.

Источники


  1. Власенко, Н.А. Модернизация специальностей в юриспруденции. Сборник материалов по итогам подготовки паспорта специальностей научных работников / Н.А. Власенко. — М.: Проспект, 2015. — 747 c.

  2. Данилов, Е.П. Жилищные споры: Комментарий законодательства. Адвокатская и судебная практика. Образцы исковых заявлений и жалоб. Справочные материалы / Е.П. Данилов. — М.: Право и Закон, 2018. — 352 c.

  3. Керимов, Д.А. Проблемы общей теории права; М.: Современный гуманитарный университет, 2012. — 121 c.
  4. Институт истории естествознания и техники им. С. И. Вавилова. Годичная научная конференция. Том 2. История химико-биологических наук. История наук о земле. Проблемы экологии. История техники и технических наук. — М.: Ленанд, 2013. — 440 c.
  5. История государства и права России; АСТ, Сова, ВКТ — Москва, 2009. — 395 c.
Перевод кадровых документов в электронный вид начинается
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here