Правила деловой sms-переписки

Экспертное мнение на тему: "Правила деловой sms-переписки" от профессионалов своего дела. Здесь собрана полная информация по теме. Если возникнут вопросы, то задавайте их дежурному юристу.

СМС этикет

Рассылки для вашего бизнеса

Отраслевые решения

Современные технологии привнесли в наш быт мобильный телефон, без которого сегодня не представляет комфортной жизни ни один современный человек. Один из наиболее удобных и кратких способов оповещения является СМС.

Общение через сообщения часто характеризуют как далекое от реальности и искусственное. Однако не стоит недооценивать важность такого инструмента как СМС. Даже в этой сфере общения существует возможность передачи эмоций и информации.

Современные технологии привели к созданию СМС этикета, который устанавливает ряд требований общения посредством сообщений.

Приведем основные правила телефонного этикета для комфортного восприятия информации абонентом:

  1. Не следует начинать СМС беседу, если таковой не желает собеседник. Кроме того, грубое или неожиданное прерывание СМС беседы является проявлением дурного тона.
  2. СМС как средство информирования о важных событиях или приглашения на праздник не должно быть главенствующим, если оно не является коммерческой рассылкой.
  3. Для выражения эмоций в сообщениях грамотно использовать правильно подобранные слова и элементы символов, так называемые смайлы.
  4. Не используйте в сообщениях сленговые выражения, если вы не уверены что они будут правильно восприняты абонентом. В коммерческой рассылке стоит категорически избегать сленговых выражений («круто», «рулит», «конкретно», «обалденно» и другие).
  5. При рассылке смс следует учитывать временные правила приличия. Не стоит отправлять сообщения до 9.00 утра и после 20.00. Данные часы могут быть откорректированы в зависимости от индивидуальных особенностей.
  6. Начинать сообщения следует с обращения по имени или с приветствия («Добрый день», «Здравствуйте», «Уважаемая Ольга Ивановна» и др.) — это показатель уважения к собеседнику и проявление хорошего тона.
  7. Если абонент принял решение о том, чтобы не получать впредь ваших СМС, и уведомил об этом, следует прекратить СМС переписку заранее извинившись о принесенных неудобствах.
  8. Не пишите слишком длинные сообщения с замысловатым текстом. Для этой цели лучше использовать письменное обращение через электронную почту.
  9. При коммерческой рассылке следует указывать в конце текста от кого пришло СМС («С уважением, компания «Уют», «Салон красоты «Пантера», «Коллектив ресторана «Монро»). Что касается личных сообщений, такое уточнение не станет лишним, если вы неуверенны, знает ли ваш номер телефона получатель СМС.
  10. При массовой рассылке смс стоит позаботиться о контактной информации для обратной связи абонента и уточнения дополнительный сведений («Наши телефоны:8ХХХ», «Наш адрес», «Страничка в Интернете»).
  11. Стоит рационально подойти к количеству сообщений за короткий период времени. Психологи не рекомендуют осуществлять рекламную рассылку чаще, чем 2 раза в неделю. Цель СМС-рассылки – это напоминание о своей компании и формирование позитивного восприятия к бренду. Навязчивая реклама может отрицательно повлиять на имидж компании.

Современный бизнес этикет дает нам лишь некоторый свод правил и рекомендаций по отправке СМС. Однако стоит помнить и об индивидуальных особенностях клиентов, которым будут предназначены эти сообщения.

Пользуясь знаниями стандартного письменного и делового этикета, вам удастся избежать неловкостей и негативного восприятия ваших уведомлений.

Деловая переписка – примеры писем

Деловое письмо – это один из главных инструментов общения в любом бизнесе. Правильно составленное деловое письмо поможет создать положительное впечатление о компании. А одно неграмотно написанное письмо способно убить вашу всю репутацию. О правилах деловой переписки мы уже писали, теперь давайте посмотрим на конкретные примеры деловых писем.

Образцы деловых писем

Типов деловых писем много — деловые предложения, письма-претензии, письма-благодарности, письма-отказы, сопроводительные письма, гарантийные письма, информационные и так далее. Принципы их составления практически не отличаются друг от друга. Посмотрите еще раз на правила написания деловых писем, чтобы не допускать ошибок.

Примеры благодарственных писем

Пример гарантийного письма

Образец письма-ответа

Это наглядный пример того, каким может быть вежливое письмо, содержащее отказ:

Пример информационного письма

Пример письма-претензии

Примеры писем на английском в деловой переписке

Высоким уровнем владения английским языком обладают, увы, не все. И часто менеджеры несколько теряются, когда им нужно написать деловое письмо на английском языке. Если даже на русском люди в переписке не всегда могут понять друг друга, то что тогда говорить об иностранном языке? Лучшим выходом в этой ситуации будет поиск похожих писем и употребление в своем письме подходящих из них фраз. Вот для примера три образца деловых писем на английском языке: письмо-благодарность клиенту, письмо с выяснением условий сделки и письмо-ответ на предложение о покупке. В каждом файле представлен вариант письма на английском языке и его перевод на русский.
Скачать письмо-благодарность клиенту на английском.
Скачать письмо с условиями сделки на английском.
Скачать письмо-ответ на предложение о покупке на английском.

Структура делового письма

Четкая структура – это обязательная характеристика делового письма. Она поможет получателю быстрее понять смысл написанного и уменьшить время на его прочтение. Деловое письмо состоит из таких основных частей:

1. Заголовок (тема письма). В заголовке письма следует писать его краткую цель или суть. Здесь нельзя использовать какие-то абстрактные фразы. Адресату по одному только заголовку должно быть ясно, о чем письмо. Например, «Об изменении цен на поставку продукции» или «Деловое предложение о торговом сотрудничестве с компанией XXX».

2. Приветствие. Традиционным в деловых письмах считается приветствие «Уважаемый + Имя Отчество!». Однако, использовать имя не обязательно. Можно также обратиться к адресату через его должность: «Уважаемый господин директор!». Однако, учтите, что обращение по имени несколько уменьшает психологическую дистанцию и подчеркивает налаженность деловых отношений. Если письмо адресуется группе лиц, то допустимо писать «Уважаемые дамы и господа!», «Уважаемые партнеры!» и так далее. Использование сокращений «г-н», «г-жа» или инициалов воспринимается как проявление неуважения, поэтому старайтесь этого избегать.

3. Изложение цели написания письма, его сути, главной мысли. Это основная часть письма. Здесь вы пишете непосредственно о самой причине написания письма.

4. Ваши предложения по решению данной проблемы, рекомендации, просьбы, жалобы. Деловые письма почти всегда предполагают определенную реакцию адресата (кроме чисто информативных писем). Поэтому важно описывать не только саму проблему, но и предлагать свои варианты ее решения. Если вы пишете жалобу, то попросите принять соответствующие меры, если делаете предложение сотрудничества, то опишите его возможные варианты. Словом, получатель вашего письма должен не только понять «что» вы от него хотите, но и понять «как» вы предлагаете это осуществить. Тогда это будет настоящим деловым письмом.

5. Краткий итог и выводы. В самом конце можно подвести итог всего вышесказанного. Однако, сделать это очень кратко не всегда удается. В таком случае, писать в несколько предложений то, что вы и так описали в первых двух абзацах, не стоит. Помните, что лучший друг делового письма – это краткость. Поэтому в большинстве случаев достаточно ограничиться фразами «Надеюсь на успешное сотрудничество», «Жду Вашего ответа по данному вопросу» и так далее.

6. Подпись. Подписывается деловое письмо должностью, именем и фамилией отправителя с традиционной фразой «С уважением». Возможны и другие варианты: «С наилучшими пожеланиями», «Искренне Ваш» и так далее, в зависимости от близости вашего контакта с получателем. Фраза «С уважением» является самой универсальной, поэтому если сомневаетесь, как будет уместнее подписаться, то используйте эту фразу и точно не промахнетесь.

Также не лишним будет добавить в подпись варианты контактов с вами: другие email-адреса, рабочие номера телефона, skype. Польза этого не только в том, что получатель при желании сможет быстро связаться с вами удобным ему способом, но и в том, что так вы продемонстрируете свою открытость и готовность к общению с адресатом.

Читайте так же:  Налоговый вычет при продаже квартиры - изменения, как получить

И не забывайте, что официальное письмо – это прежде всего документ. Поэтому пренебрегая правилами его составления, вы безвозвратно губите репутацию своей компании и себя как специалиста.

Традиционное письмо, SMS- сообщение, электронное письмо

Издавна люди обменивались информацией, и большую помощь им в этом оказывал эпистолярный жанр, то есть жанр письма. Одно из трёх лексических значений слова «письмо», данное в «Толковом словаре русского языка» С. И. Ожегова,- «написанный текст, посылаемый для сообщения чего- нибудь кому- нибудь».

В «Повести временных лет», первой русской летописи, можно познакомиться с текстами писем Киевской Руси. Так, например, Владимир Мономах осадил город Корсунь, но сломить сопротивление его жителей смог благодаря необычному письму. Горожанин Анастас написал на стреле, отправленной в стан княжеского войска, следующий текст: «За тобою с востока колодцы, из них вода идёт по трубам в город. Перекопай колодцы и перейми воду».

При раскопках в Новгороде были найдены берестяные грамоты, из которых можно узнать о жизни людей Древней Руси.

Интересно изучать историю, обратившись к личной переписке.

Так, о времени правления Ивана Грозного рассказывает его переписка с князем Андреем Курбским, который, спасаясь от верной гибели, сбежал в Литву. В книге Н. М. Карамзина «История государства Российского» приведены некоторые из писем. Курбский в первом письме пытался объяснить причины своего бегства Необычно обращение к царю: «Царю, некогда светлому, от бога прославленному — ныне же по грехам омрачённым адскою злобою в сердце, прокажённому в совести, тирану беспримерному между самыми неверными владыками земли. Внимай. В смятении горести сердечной скажу мало, но истину». Курбский обвиняет царя в жестокости и несправедливости к своим подданным, предупреждает, что за все злодеяния придётся ответить перед божьим судом. В своём ответе Иван Грозный не соглашается с обвинениями, выдвинутыми против него, его письмо наполнено цитатами из Ветхого и Нового Завета, « свидетельствами историческими, богословскими толкованиями и грубыми насмешками». Перед нами целая страница жизни средневековой Руси.

Познавательно читать переписку Петра Великого с адмиралом Лефортом, письма Екатерины Второй, Александра Васильевича Суворова.

В XVIII- начале XX веков были очень популярны письмовники. Слово «письмовник» так объясняется В. И. Далем: «Книга, содержащая правила и примеры для писем, бумаг, деловой и частной переписки; сборник писем». В них наряду с письмами содержались учебные приложения (образцы деловых писем), стихи, факты, «анекдоты» милой старины. Очень подробным был письмовник, составленный А. Е. Крыловым. На титульном листе его была такая надпись: «Настольно- справочная книга. Толковый письмовник. Полное собрание всех актов, договоров, распоряжений, обязательств, прошений и писем на все случаи жизни с подробным наставлением, как их составлять, кому и куда подавать». По мнению А. Е. Крылова, письмо как жанр имеет много достоинств, главное из которых — краткость изложения. Автор давал своим читателям конкретные советы по составлению писем: давал их образцы, рекомендовал избегать многословия, ясно излагать свои мысли, потому что неверно истолкованное письмо может способствовать непониманию между людьми.

Как свидетельствует сборник советов и наставлений «Правила светской жизни и этикета. Хороший тон»(1889), «всякое письмо, кем бы оно написано ни было, изображает нравственный облик пишущего, умственное мерило его образования и знание светской формалистики. По переписке люди метко заключают о нашем моральном достоинстве».

В числе самых интересных образцов жанра письма по содержанию — письма педагогические, поучительные. К ним относятся послания известного историка Н. М. Карамзина, теплая, трогательная переписка Н. В. Гоголя со своими родителями, конечно же, «Письма о добром и прекрасном» академика Д. С. Лихачёва.

Большую и, пожалуй, самую эмоционально насыщенную часть эпистолярного жанра прошлого составляет любовная переписка. В книге Евгения Богата «Что движет солнце и светила. Любовь в письмах выдающихся людей» (М. ,1981) можно прочитать письма Никиты и Александры Муравьёвых, Петра и Веры Вяземских, Александра Пушкина к Наталье Гончаровой. Запоминается переписка А. П. Чехова с О. Л. Книппер, его женой: письма Антона Павловича полны доброго юмора, нежности и грусти. Вот фрагмент одного из них, написанного из Ялты 3 сентября 1899 года: «Милая, необыкновенная актриса, замечательная женщина, если бы Вы знали, как обрадовало меня Ваше письмо. Я привык к Вам и теперь скучаю и никак не могу примириться с мыслью, что не увижу Вас до весны Будьте здоровы, веселы, счастливы, работайте, прыгайте, увлекайтесь, пойте и, если можно, не забывайте заштатного писателя. Вашего усердного поклонника».

В эпистолярном жанре написаны литературные произведения, например: «Письма русского путешественника» Н. М. Карамзина, «Бедные люди» Ф. М. Достоевского. Письма — важная часть сюжета многих произведений. Разве можно забыть письмо Андрея Петровича Дубровского, полное протеста против унижения человеческого достоинства, Кириле Петровичу Троекурову в романе А. С. Пушкина «Дубровский» после их ссоры: «Я до тех пор не намерен ехать в Покровское, пока не вышлете Вы мне псаря Парамошку с повинной; а будет моя воля наказать его или помиловать, а я терпеть шутки от Ваших холопьев не намерен, да и от Вас не стерплю – потому что я не шут, а старинный дворянин». Или письмо Ваньки Жукова из одноимённого рассказа А. П. Чехова: «Милый дедушка, Константин Макарыч! И пишу тебе письмо. Поздравляю вас с Рождеством и желаю тебе всего от господа бога. Нету у меня ни отца, ни маменьки, только ты у меня один остался».

Наверное, не было ни одной семьи в годы Великой Отечественной войны, в которой не ждали бы «треугольники», послания военного времени. А в шкафах и комодах наших бабушек хранилась хотя бы одна пачка дорогих писем, отражающих те или иные страницы истории, свидетельства важных событий.

Письма носят официальный и личный характер и имеют свои особенности построения.

Письмо личного характера составляется так:

1. приветствие и обращение;

2. изложение того, что хочешь написать (за что хочешь поблагодарить и т. д. ), вопросы, на которые хочешь получить ответ;

3. в заключение следуют формула прощания, пожелания здоровья: до свидания, будьте здоровы;

4. ставится подпись или указываются имя, фамилия автора письма, дата.

Деловые письма бывают разных жанров извещения, сообщения, заявления, приглашения, запрос, благодарственные письма, рекламно- информационные сообщения и др. Все они имеют свой шаблон написания, которому рекомендуется строго следовать.

На рубеже XX- XXI веков появились новые виды писем: электронные письма, SMS- сообщения.

СМС – на английском SMS – Short Message Service- «служба коротких сообщений». Это система, которая позволяет принимать текстовые сообщения при помощи мобильного телефона.

«Впервые эта система была опробована для передачи текста с персонального компьютера на мобильный телефон в декабре 1992 года в Англии. Однако лишь в 2000 году сотовые компании ввели услугу «Short Message Service». [4].

Каковы основные черты SMS: краткость, сиюминутность, частный характер содержания, зависимость от возможностей мобильного телефона. У него может быть ограниченный набор клавиш, нередко латинский шрифт.

Автору СМС приходится общаться с адресатом в телеграфном стиле, так как надо уложить содержание в минимум знаков. Не забудем отметить, что нередко для сообщения характерен фонетический принцип письма: как слышим — так и пишем. Например, пишут так: вместо сейчас, вместо сколько, вместо уезжаю. В СМС наших одноклассников можно встретить нарушения норм орфографии и пунктуации: «сонце» вместо «солнце»; «мыца», «сушица» (вот и разберись, какая использована часть речи!), любимое словечко – «ща». Ребята составляют усечённые предложения (лишние слоги мешают, по их мнению), например: «Я тя лю!» Дефис опускаем — получается «изза», «чето». Парные согласные взаимозаменяются — быстрее набрать «сдесь», а не «здесь». Ведь буква « эс» получается, если нажать на кнопку три раза, а «зэ» — пять. К гласным свой подход: «а» — одно нажатие, «о» — три, в результате — «харашо». Но «харашо» уже никто не пишут: есть английский вариант – OK. И никаких мягких знаков, долой запятые, кавычки. А что про двоеточие или тире говорить! Нет их в наших SMS — и всё тут.

Читайте так же:  Контролируем качество работы внештатных сотрудников

В «Повести временных лет» грек Анастас послал на стреле Владимиру Мономаху письмо. Мы попросили наших одноклассников передать его содержание с помощью СМС. Вот, что получилось: « вастоке калоццы и трубы закрой воду». Вряд ли киевский князь понял бы письмо жителя Корсуня такого содержания. О хорошей грамотности автора не может быть и речи.

Сравним тексты традиционного письма и СМС.

От всей души поздравляем тебя с Новым годом, самым светлым и радостным праздником. Пусть он подарит тебе много радости, добрых и внимательных друзей, солнца и света, пушистого снега, хорошего настроения.

Надеемся, что увидим тебя на нашем весёлом празднике. Помнишь, он пройдёт как маскарад. Не забудь подготовить карнавальный костюм.

Мы готовим тебе сюрприз. Какой? Узнаешь, когда придёшь на вечер.

Твои подруги Вера и Марина.

P. S. Захвати с собой свою сестру.

С Новым годом Таня Приходи вместе сестрой на карнавал

От Веры и Марины.

Без сомнения, более содержательно, эмоционально первое письмо. Второе напоминает телеграмму- молнию. А где же эмоции? А в СМС – это смайлики, графические значки, передающие эмоции и действия: — сердитый; — весёлый; — обиженный; — приветствующий; — работающий за компьютером и т. д.

CМС активно и широко используется как средство общения, потому что это современная форма письма наряду с электронным письмом.

Электронная почта, в отличие от СМС, больше напоминает обычную почту. Если в традиционном письме мы указываем адрес и отправителя, наклеиваем марку и опускаем в почтовый ящик, то в электронном – используем клавиатуру компьютера, заполняем специальные поля (своеобразный вариант бумажного конверта). Вместо обычного адреса подписываем электронный (e-mail), указываем тему сообщения. Пишем текст, подписываемся, даём команду «Отправить» и пускаем письмо в молниеносное плавание по всемирной паутине.

Конечно, электронное письмо идёт гораздо быстрее обычного: несколько минут или несколько секунд. В него, кроме текстовых файлов, мы можем вложить графику, аудио- и видеофайлы.

Правила деловой переписки

Без деловой переписки в бизнесе никуда, независимо от того, пишете ли вы от имени компании, или от себя как частного предпринимателя. А точнее то, как вы соблюдаете её правила. Ваши потенциальные бизнес партнеры или клиенты будут во многом судить о вас и по тому, как вы умеете общаться с ними. Деловое письмо – это, можно сказать, «лицо» бизнесмена. И чтобы его не потерять, важно знать о золотых правилах общения в таком формате.

Правила деловой переписки по email

Так как сейчас электронной почтой пользуются гораздо чаще, чем обычной, мы решили уделить внимание тому, как правильно вести деловую переписку именно в сети. Вот вам несколько рекомендаций, соблюдение которых не даст вам ударить в грязь лицом перед собеседником.

Имя почтового ящика

Первое, что бросается в глаза, когда мы открываем новое сообщение – это тот адрес, с которого оно отправлено. Многие недооценивают важность этого момента, и отправляют деловые письма с личных почтовых аккаунтов. Ничего страшного в этом нет, если электронный адрес содержит только ваше имя в удобочитаемом формате. Но если там есть различные прозвища типа «kissa1988» или «pupsik-26», то отправка сообщения с такого ящика просто недопустима. Представьте, какие эмоции будут у человека, когда он получит деловое предложение от «пупсика» или «солнышка».

Также не приветствуются в бизнес переписке почтовые адреса, которые начинаются с [email protected], [email protected] и тому подобное. Они просто не воспринимаются всерьез, и есть большая вероятность, что письмо даже не откроют. Самый лучший вариант – это вести деловую переписку с почтового ящика [email protected], где name – это ваши имя и фамилия, company – название компании.

Получатели

В электронной переписке есть возможность отправить письмо на прямого адресата и поставить других получателей в копию. Предполагается, что получатели в копии сообщения не должны на него отвечать. Они являются как бы приглашенными наблюдателями. Поэтому, заранее перед отправкой определите, от кого именно вы хотите получить ответ, и правильно расставьте адресатов. Однако, по возможности, не ставьте в прямые получатели письма нескольких человек. Может случиться такая ситуация, что вам не ответит никто из них, если каждый мысленно решит «переложить» эту обязанность на другого адресата.

Если же вы сами оказались в копии делового письма, то, как вы уже поняли, вашего ответа отправитель не ждет. Но если возникла необходимость ответить именно вам, то вы можете это сделать, но вежливым будет извиниться в начале сообщения за то, что «вмешиваетесь».

Оформление письма

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Официально-деловой стиль. В деловой переписке, естественно, используется официальный стиль. В нем отсутствуют прилагательные, ненужные уточнения и детали. Только конкретика, ясность и логика. После написания делового сообщения полезно прочесть его еще раз и убрать все фразы, которые не несут в себе особой смысловой нагрузки и не меняют суть изложенного. Только когда вы убедились, что все подобные слова и фразы удалены, тогда можно сказать, что это правило составления делового письма соблюдено.

Грамотность. Говорить, что сообщение важно писать грамотно и без ошибок – это всё равно, что сказать «снеговик должен быть сделан из снега». Тем не менее, не упомянуть об этом правиле нельзя. Грамотность – это основа любой переписки. Человек, пишущий деловое письмо с орфографическими ошибками, вряд ли кем-то может быть воспринят серьезно.

Тема письма. Её писать нужно обязательно. Старайтесь делать её короткой, но емкой, чтобы получателю при одном взгляде сразу стало ясно, о чем будет идти речь в письме. Тема не должна состоять из одного слова. «Информация», «Вопрос» и т.д. – неправильные темы делового письма. «Торговое предложение от компании X» — правильная тема. Если информация в вашем письме особо важная, то можно пометить его специальным флажком «важности», которые есть практически во всех сервисах e-mail.

Шрифт. Текст сообщения должен быть, в первую очередь, читабельным. Поэтому используйте шрифт Arial или Times New Roman, размер подбирайте средний (например, в почте mail.ru оптимальный размер шрифта – 3). Не экспериментируйте со шрифтами или цветами. В деловой переписке это неуместно. Не используйте Caps Lock, восклицательные знаки и разные специальные символы (в том числе смайлики). Единственное, что допускается – это выделение некоторых фраз курсивом или жирным шрифтом. Но и это старайтесь использовать только при большой необходимости.

Для удобства чтения и лучшего донесения мысли можно использовать подзаголовки по тексту письма. Но их не должно быть слишком много – не более 3-4.

Читайте так же:  Услуга информирования о проходе и питании ребенка в школе сервиса москвенок ответы на наиболее часто

Один абзац не должен быть растянут более, чем на 4 строки. Когда мы читаем очень длинные абзацы, текст сливается, и основная мысль может быть потеряна.

Любые перечисления и списки стоит оформлять с помощью специальных маркеров.

Фирменный шаблон. Будет отлично, если вы разработаете фирменный шаблон электронных писем в своем корпоративном стиле. И будете отправлять все деловые сообщения только с таким шаблоном. Это позволит вам выделиться среди остальных и соблюсти положенную деловому сообщению официальность. Однако, не стоит переусердствовать с «фирменностью» — излишняя креативность только навредит. Всё-таки, речь идет о деловом общении, а не развлекательном. Не забывайте также и о том, что получатели могут читать ваши сообщения не только на компьютере, но и на мобильных устройствах. Поэтому шаблон должен быть оптимизирован под разные разрешения экранов.

Содержание

В одном письме должен быть только один информационный повод. И соответственно, от получателя должно подразумеваться только одно целевое действие. Вмещать в одно сообщение сразу несколько вопросов, предложений или просьб к получателю считается некорректным.

Оно должно разбиваться на следующие части:
— введение;
— основная часть;
— заключение.

Во введении кратко указывайте цель сообщения и причины его написания. Основная часть – это сама суть письма. В заключении нужно резюмировать вышесказанное – это могут быть выводы, просьбы, указания, предложения и так далее. Никаких «постскриптумов» в деловой переписке использовать крайне нежелательно. Избегайте также афоризмов, метафор, пословиц и так далее.

Если вам необходимо подать в письме графическое изображение, то не вставляйте его в сам текст сообщения, а прикрепляйте отдельным файлом. Изображения могут некорректно отображаться на разных устройствах либо быть вовсе отключены в интерфейсе почтовой программы получателя. В тексте, где это необходимо, просто укажите «информация находится в прикрепленном файле». Если таких файлов несколько, но обязательно пишите их названия.

Все гипер-ссылки в тексте должны иметь привычный для любого пользователя вид – синий цвет шрифта с нижним подчеркиванием.

Если вы используете аббревиатуры и сокращения слов, вы должны быть на 100% уверены, что получатель поймет, что подразумевается под ними. А вообще, лучше перестраховаться и не использовать таких вещей.

Отсутствие эмоций. Деловые письма не должны содержать никакой эмоциональной окраски. Вообще. Даже если вы пишете жалобу и вам очень хочется показать всю полноту своего негодования, или вы наоборот сердечно благодарите партнера за успешную сделку. Сообщение должно быть сдержанным и даже в какой-то степени хладнокровным. Каждый человек ценит свою индивидуальность, но деловая переписка – не лучший способ её проявлять. Официальное письмо веселого или грустного человека, уборщика или генерального директора должно быть одинаковым.

Использование лексики. Для связки предложений в деловой переписке используются такие устойчивые выражения:

  1. по той причине;
  2. на основании чего;
  3. в силу (чего-либо);
  4. в соответствии с;
  5. исходя из;
  6. принимая во внимание;
  7. учитывая;
  8. что послужило.

И так далее. Также в деловых письмах допускается использование аббревиатур и сокращений, являющихся общепринятыми в отрасли, в рамках которой пишется сообщение. Если же вы сомневаетесь, поймет ли адресат специфическое сокращение, то лучше написать фразу полностью.

Приветствие. Пожалуйста, никогда не используйте избитое клише «Доброго времени суток». Это, можно сказать, дурной тон не только деловой переписки, но и электронных писем в принципе. Оптимальное приветствие – «Здравствуйте, Имя/Имя Отчество». Кстати, хорошо обращаться к получателю сообщения по имени не только в приветствии, но и дальше по ходу текста. Если вы пишете человеку, с которым лично не знакомы, нужно обязательно указать в самом начале, откуда у вас адрес получателя.

Размер письма. Это не художественное произведение и не ваши личные размышления «на тему». Сообщение должно быть настолько кратким, насколько это возможно, чтобы передать всю полноту информации в нем. Оптимально, если текст письма поместится в один «экран». Чтение длинных писем утомительно, к тому же многих это раздражает.

Ответы на письма. Когда вы отвечаете на полученное сообщение, всегда нажимайте кнопку «Ответить», а не «Написать». При первом варианте в ваш ответ автоматически подтянется вся история переписки. Это правильно, потому что человек может и не вспомнить сразу, кто вы и что от него хотите, если не увидит предыстории. Особенно, если после последней переписки прошло уже более пяти дней. Можете смело цитировать своего собеседника во время ответа на его сообщение. Это даст ему возможность вспомнить, о чем вы говорили прежде.

Всегда благодарите собеседника там, где это уместно. Например, можно написать «Владимир, спасибо за Ваше письмо» или «Ирина Алексеевна, благодарю за столь быстрый ответ». Такие нюансы покажут ваше уважение к собеседнику и смягчат настроение электронного общения.

Если собеседник прислал вам сообщение, в котором выразил свое недовольство или даже откровенно нахамил вам, постарайтесь не отвечать ему тем же, как бы сильно этого не хотелось. Ситуации бывают разные, но всегда отвечайте вежливо и сдержанно.

Конечно, чем быстрее вы ответите, тем лучше. Отлично, если сможете отреагировать в течение нескольких часов. Такой срок является оптимальным. Но допустим ответ и в течение нескольких дней. Психологи говорят, что комфортное для человека время ожидания ответа на электронное письмо – 48 часов, то есть, двое суток. Если ждать приходится дольше, то это уже может восприняться как неуважение или игнорирование. Если же вопрос, который затронут в сообщении, требует от вас большего времени на ответ, то обязательно напишите, что письмо вы получили, приняли в рассмотрение и ответите, как только сможете. Так отправитель, по крайней мере, не будет чувствовать себя проигнорированным.

Заключение письма. Не стоит писать фразы, которые могут быть восприняты как попытка манипуляции: «Очень надеюсь на выгодное сотрудничество», «Заранее спасибо за ответ» и так далее. Прощаться в электронной переписке лучше фразами «С уважением», «Мои искренние пожелания» и тому подобное. Да, такие фразы шаблонны, но они как нельзя лучше подходят для делового общения. В подписи напишите своё имя, фамилию, должность и название компании. Также оставьте контакты, по которым с вами можно связаться, кроме электронной почты.

Время отправки. Конечно, электронные письма не подразумевают, что их нужно прочесть сразу же при получении. Но в деловой этике электронной переписки считается некорректным отправлять почтовые сообщения в выходные, праздничные дни, поздно вечером или ночью. Старайтесь придерживаться стандартного рабочего времени.

И конечно же, перед тем, как нажать кнопку «отправить» внимательно проверьте правильность написания имени получателя и его электронного адреса. Перечитайте весь текст сообщения и проверьте его на предмет опечаток или некорректных фраз.

Письма счастья: правила SMS-переписки, которая заинтригует мужчину

Итак , вы обменялись номерами — так пусть же начнется SMS-переписка! Здесь стоит позаботиться о том , чтобы не переборщить. Британский гуру по отношениям , а также автор « GET THE GUY. Как найти и влюбить в себя мужчину твоей мечты» Мэттью Хасси рассказывает о правилах SMS-переписки: какие сообщения никогда не стоит отправлять парню , а какие напротив пробудят в нем интерес к тебе.

Cosmo рекомендует

Идеальные сапоги на зиму: топ-7 моделей до колена, которые стоит купить

Hot or not: белая рубашка и вещи из твида

Правила СМС-переписки с парнем

Неважно , познакомились вы только что или встречаетесь не один месяц, — СМС полезны только в двух случаях: для развлечений или в организационных целях.

С организационными целями , в общем , все ясно. Например: ты опаздываешь; или кафе , где вы договаривались встретиться , закрыто по воскресеньям; в город приехал президент , и нужная вам улица перекрыта; в твоем доме пожар , и стоит перенести встречу — все это очевидные причины для отправки SMS.

Читайте так же:  Способы покупки гос. номеров на авто

Другая же причина — создание интриги , интереса и ценности. Твои послания должны быть дерзкими , игривыми и забавными. Пусть они демонстрируют твое остроумие и чувство юмора или даже искушают мужчину. Скажем , ты можешь послать ему сообщение: «Я тут смотрела один фильм , и до меня только что дошло , что ты очень напоминаешь Брюса Уиллиса…» Но не сообщай , чем именно. Когда он сам об этом спросит ( а он спросит), упомяни одну общую деталь , например: он так же поднимает брови , или у него такой же пристальный взгляд , или они оба мужчины , которым идут куртки , или оба проявляют хладнокровие в стрессовой ситуации. Твоя цель — сделать легкий комплимент. Но не делай его чересчур явным ( например , не пиши: «Потому что вы оба очень сексуальные»). Не делай намек и оскорбительным. Лучший вариант — комплимент-шутка.

Или пошли SMS , которое будет эквивалентно дружескому тычку в плечо. Этого достаточно , чтобы привлечь его внимание , и заставляет его ответить тем же. После свидания можно написать нечто вроде: «Думаю , ты должен это знать: вчера вечером я видела , что на твоем iPod много песен Уитни Хьюстон. Мне следует по этому поводу беспокоиться. » Или обыграй это по‑другому и упомяни что-то , что тебе нравится: «Никогда не видела мужчины , у которого было бы в плеере столько музыки восьмидесятых. Очень впечатлена…» Это отлично срабатывает , потому что у него возникает впечатление , что он , сам того не зная , выдержал некий экзамен.

Как перестать дружить: 5 вопросов , которые важно задать себе о подругах

SMS — это запалы коммуникации , предназначенные для возбуждения его интереса , а не посредники для бесконечной пустой болтовни и не замена настоящего разговора. Трюк с обменом SMS состоит в том , чтобы переписка была умеренной , но эффективной. В ней нет места для длинных сочинений и обмена повседневными новостями. Прибереги такие темы для личных встреч. Многочасовой SMS-обмен с мужчиной может создать у тебя ощущение , что ты выстраиваешь взаимопонимание , но это иллюзия. Если в твоих сообщениях будет излишне силен элемент интимности и исповедальности ( и думать забудь о переписке под воздействием алкоголя!), то при следующей личной встрече ваше взаимодействие будет несколько скованным , потому что теперь в ваших SMS-отношениях появится элемент личностного контакта и близости , которых нет в реальной жизни.

SMS , которые нельзя посылать

Как наши разговоры могут становиться скучными , так порой люди на автопилоте посылают SMS. Один из худших текстов , которые можно послать мужчине по правилам СМС-переписки: «Умираю от скуки! Чем занимаешься?»

Такой текст — настоящий депрессант. Он говорит мужчине , что тебе скучно , а следовательно , тебя придется развлекать. Кроме того , он не дает ему почти никакой возможности заигрывать , флиртовать , дразнить или написать что-то дерзкое. Получая от тебя сообщение , мужчина должен ощутить небольшой эмоциональный подъем. Это может быть просто веселье , потому что ты написала что-то забавное , или заинтересованность , или желание улыбнуться , потому что ты слегка флиртуешь, — короче , сойдет что угодно , только не нагружай его рутинной обязанностью описывать в SMS свой день. Если не знаешь , что написать , поинтересуйся его мнением по какому-нибудь вопросу. Например: «Мы с подругами собираемся посмотреть сегодня фильм ужасов , но я никогда не смотрю ужастики. Порекомендуешь что-нибудь?»

Послание-провокация

Что , если ты познакомилась с мужчиной , у вас состоялся замечательный разговор , вы обменялись номерами , но прошло уже несколько дней , а ты еще не получила от него весточки?

Причиной может быть и то , что он утратил к тебе интерес , но никогда не строй на эту тему догадки. Может быть , он действительно по уши утонул в работе и на этой неделе не в состоянии думать о любви всей своей жизни. Если ты явно видишь , что « любовь прошла , увяли помидоры», то можешь вычеркнуть этого парня из памяти. Но есть одно сообщение , которое ты можешь послать ему: оно позволит тебе развеять все сомнения.

Правило СМС-переписки с мужчиной: пошли это сообщение около девяти часов вечера. Зачем такая точность? Потому что у тебя уже есть планы на этот вечер: ты идешь на вечеринку , в паб , на концерт , открытие выставки , турнир по боулингу Тебе нужно послать его тогда , когда ему уже поздновато срываться с места и встречаться с тобой; весь фокус именно в том , что момент выбран неразумно. И тогда ты отправляешь ему следующий текст: «Я в «Джаз-баре». Играют замечательно , непременно приезжай!»

Ты рассказываешь ему , где находишься и почему там так здорово , и заканчиваешь словами « непременно приезжай».

Используй утвердительную форму

Часто во время SMS-переписки гораздо эффективнее пользоваться утверждениями , чем вопросами. Если ты шлешь мужчине SMS с текстом: «Мы сегодня вечером всей компанией собираемся в такой-то новый ресторан. Приезжай ужинать!» — это говорит о таком уровне уверенности , который мужчины не привыкли встречать у женщин. Это все равно что сказать: «Я иду в отличное место с прекрасными людьми , и тебе следует пойти с нами». Если ты ему нравишься , все , что он должен сделать, — это сказать « да». А если он не может вырваться в этот вечер , пусть просто перенесет встречу на другое время , то есть в этом случае ты перекладываешь организацию вашего свидания на него. Ход идеальный , потому что элегантный.

Когда ты применяешь уверенное заявление типа « ты должен пойти вместе с нами», это не предусматривает выбора с его стороны. Это исключает долгие дебаты о том , когда и где вы встретитесь , и мучительные попытки сообразить , как совмещаются ваши расписания на следующей неделе. Если я задаю вопрос: «Хочешь пойти на свидание на будущей неделе?», то сразу возникает множество переменных , требующих рассмотрения. А хочешь ли ты пойти? А если хочешь , то можешь ли? А если можешь , то когда? И куда именно? И чем там заняться? Кажется , тут предстоит куча работы. Но когда ты сообщаешь парню , где ты находишься и чем занимаешься , и говоришь , что ему просто следовало бы прийти , ему остается думать только о том удовольствии , которое он получит , когда встретится с тобой.

Мэттью Хасси — суперпопулярный в Великобритании и США коуч по динамике человеческих отношений , эксперт программы NBC « Готовы к любви» и постоянный эксперт программы МТV.

Правила деловой sms-переписки

Звонить в процессе рабочего общения в век цифровых технологий для многих стало моветоном. С тем, что голосовые звонки отвлекают и раздражают, можно поспорить. Но то, что общение в мессенджерах более эффективно — очевидно. Однако в деловой среде недопустим стиль, в котором мы привыкли переписываться с друзьями в ICQ или «ВКонтакте». Но в то же время неуместен и стиль электронной почты. Как писать, чтобы вам ответили?

Почему переписка? Если обратить внимание на описание моделей смартфонов на сайтах производителей или почитать обзоры, то вы не найдете характеристик звука при разговоре. Возможность голосового общения в нем — всего лишь дополнительная опция, уже далеко не самая важная…

Эти устройства ушли от идеи мобильной телефонной трубки и стали гораздо более функциональным средством коммуникации, хранения данных, фотоаппаратом и т.д. И вполне логично ожидать, что человек, имеющий смартфон, присутствует в WhatsApp, Facebook Messenger, Viber или Telegram. Или во всех популярных мессенджерах одновременно.

Читайте так же:  Основания для подачи в суд управляющей компанией на собственника жилья

Плюсы общения в мессенджерах

Если в случае с электронной почтой допустимо отвечать на письмо в течение трех дней (когда не содержится просьба ответить срочно), то в мессенджерах по неписаному правилу отвечают в течение текущего дня, а большинство — сразу или в течение двух-трех часов.

Далеко не все люди имеют привычку перезванивать, если не ответили. И тут мы в растерянности — продолжить названивать и продемонстрировать назойливость или ждать? А может, абонент вообще не желает разговаривать именно с нами или принципиально не отвечает неизвестным номерам… В случае с мессенджером можем точно знать — прочитано сообщение или нет. И, следовательно, точно понимать, если оно игнорируется специально.

Телефонный разговор — это необходимость уточнения о возможности разговаривать, необходимость подробного представления себя и еще более подробного представления сути вопроса. Часто после этого разговор завершается просьбой перезвонить позже или продолжается обсуждением дополнительных ненужных тем, если человек знаком. Все это потеря времени, причем для обеих сторон. Мессенджеры решают эту проблему.

В телефонном разговоре необходимо держать дистанцию и четко соблюдать субординацию. Общение в мессенджерах несколько сокращает дистанцию, позволяет более демократичную манеру, что несет для решения вопроса только пользу.

Кому и когда писать в мессенджерах

Смартфоны есть у всех, но освоили их не все. Есть люди, которые продолжают активно звонить и писать SMS, особенно представители старшего поколения. Поэтому, если общение началось с телефонной беседы, стоит уточнить: «Вам будет удобно продолжить общение в мессенджере? Каком? (Перечислите варианты)».

Если сразу решили атаковать перепиской, то обратите внимание, как давно человек был в сети. Возможно, он пользуется только компьютерными клиентами на работе или вообще не открывает приложения, и тогда ваше сообщение уйдет в никуда. То же касается выбора мессенджера — обратите внимание, где абонент более активен.

[3]

Мессенджеры подразумевают асинхронное общение. Но в отличие от электронной почты, отправлять сообщения в какое угодно время суток все же не следует. Многие на ночь кладут телефон рядом с подушкой и уведомление может разбудить. Учитывайте не только свое время, но и время в том регионе, где живет собеседник.

Семь главных правил деловой переписки в мессенджерах

    Размер сообщений . Мессенджер подразумевает пользование в первую очередь на смартфоне. Поэтому не дублируйте в него письма из электронной почты — с официальным приветствием, развернутым текстом и подписью. Читать такое на небольшом экране крайне неудобно, максимум — два-три абзаца. Кроме того, получив большое официальное письмо, собеседник будет дезориентирован — в какой манере ему ответить.

[1]

Приветствие и суть . Не начинайте беседу как в почте «Уважаемый Иван Петрович!». Достаточно написать «Добрый день!». Но не отправляйте только одну эту фразу и не ждите ответа на приветствие. Во-первых, помним, что общение в мессенджерах допускает паузы между ответами. А во-вторых, человек может просто не захотеть отвечать незнакомому контакту, заподозрив спам. Напишите приветствие, тут же представьтесь и тут же опишите краткую суть вопроса.

Кратко и с примерами . Будьте максимально лаконичны, не пишите лишних слов и слов-паразитов. Если длинное описание можно заменить картинками и ссылками на примеры, сделайте это.

[2]

Знак вопроса . Вопрос, поставленный в завершении вашего сообщения, существенно увеличивает шансы на ответ. Довольно часто люди просто описывают проблему и не объясняют, чего хотят от собеседника. Он в этом случае может просто принять информацию к сведению или оказаться в затруднении — нужно ли что-то отвечать и что именно.

Смайлики . В сугубо деловой переписке, в ее начале, смайлы и стикеры недопустимы, особенно стикеры (например, со словом «Привет»). В дальнейшем зависит от темы разговора, от степени знакомства и корпоративной культуры, если это групповой рабочий чат. В любом случае помните, что это хороший инструмент для разрядки атмосферы, поскольку демонстрирует ваше эмоциональное участие, но использовать его нужно дозированно.

Стиль и сленг . В онлайн-общении, особенно в молодежной среде, довольно часто используются такие сокращения как «спс» (спасибо), «пжл» (пожалуйста), или аббревиатуры вроде LOL (громко смеюсь). В начале общения такое недопустимо, в дальнейшем, когда собеседник перешел в ранг «знакомый», возможно. Но следует убедиться, что собеседник вас понимает и воспринимает подобный стиль. Нередко такие манеры расцениваются как фамильярность и невежливость. Вообще, лучше подражать стилю общения собеседника, как по структуре, так и по использованию терминологии.

  • Проверка на ошибки . Перед отправкой сообщения обязательно проверьте текст на опечатки и ошибки. Их наличие сразу испортит впечатление от вас. А автоподстановка вообще грозит казусами. Например, уйдет слово «проктолог» вместо «продуктолог».
  • Голосовые сообщения

    Многим более удобно надиктовывать сообщения, например, за рулем. Однако такой формат больше подходит для общения с близкими людьми. Но даже с ними есть нюансы. Ваш собеседник может оказаться на совещании, конференции, в общественном транспорте, где включать «голос» не сможет. Поэтому, если ответ вам нужен срочно, то больше шансов получить его на текстовое сообщение.

    Корпоративные чаты

    Корпоративные чаты бывают с разным количеством участников, созданные для локальных тем, или для обсуждения общих вопросов, с участием всех сотрудников, сотрудников отдела или какого-то звена руководителей. Это оптимизирует рабочие процессы, экономит время, сближает, помогает вовлечению сотрудников, позволяет подчиненным удобным способом обращаться к руководителям. Но и здесь есть свой этикет.

      Не злоупотребляйте личными темами и не устраивайте длинный диалог только с одним из участников чата. В этом случае лучше уйти в личную переписку.

    Не выкладывайте в чаты конфиденциальные документы (договоры, ведомости и т.д.). В переписках могут присутствовать те, кому знакомиться с подобным совершенно не обязательно для выполнения его работы, и те, кто могут сохранить себе и в случае увольнения использовать против вас. А учитывая соображения безопасности, особо важные документы лучше пересылать лично по корпоративной почте.

    Не пишите срочных и важных сообщений в нерабочее время. Если в вашей компании всем раздали смартфоны и под роспись обязали смотреть в них круглые сутки, то — пожалуйста. Но чаще бывает иначе — многие открывают рабочие чаты только на работе, или даже только на рабочем компьютере.

    Видео удалено.
    Видео (кликните для воспроизведения).

    Не дробите сообщение с одной темой. Телефоны участников чата будут звякать и вибрировать без остановки — разряжаться и нервировать окружающих.

  • Не отказывайтесь от таких слов как «коллеги» и не используйте слишком фривольной «Хай!» вместо «Добрый день!». Даже при самых демократичных правилах переписка должна содержать элементы, сохраняющие рабочий настрой участников.
  • Источники


    1. Будяну В. А., Мытарев С. А., Сумская Е. Г. Правоведение за 24 часа; Феникс — Москва, 2009. — 288 c.

    2. Гурвич, М.А. Советский гражданский процесс; М.: Высшая школа; Издание 2-е, испр. и доп., 2011. — 399 c.

    3. Веденин, Н.Н. Земельное право; М.: Юриспруденция; Издание 4-е, перераб. и доп., 2012. — 192 c.
    4. CD-ROM. Теория государства и права. Учебник для вузов. — Москва: Высшая школа, 2014. — 991 c.
    5. Рагулин, А.В. Современные проблемы регламентации и охраны профессиональных прав адвоката-защитника в России / А.В. Рагулин. — М.: Юркомпани, 2015. — 290 c.
    Правила деловой sms-переписки
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here